Procedimiento Para el Control de Inventario de Blancos y Mercancía utilizada por el Departamento
AL-001
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer la cantidad de inventario máximo y mínimo de cada producto y material en las áreas de Ama de Llaves
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Ama de Llaves.
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Dirección:
- Acordar y aprobar las cantidades máximas y mínimas de inventario de productos y materiales propuestos por el Gerente de Ama de Llaves.
Es responsabilidad del Gerente de Ama de Llaves:
- Capacitar al personal del área de AL en el Procedimiento para que lo puedan aplicar en las áreas de AL.
- Establecer las cantidades máximas y mínimas de inventario de productos y materiales.
- Presentar la propuesta de las cantidades máximas y mínimas de inventario de productos y materiales de las áreas de Ama de Llaves a la Dirección para su acuerdo y aprobación.
- Comunicar a los colaboradores el inventario de máximos y mínimos de las áreas de Ama de llaves autorizados por la Dirección.
- Todos los Stock deberán estar en el punto de reorden determinado. Supervisar las áreas para verificar que se cumple con el inventario de máximos y mínimos y que siempre se encuentren en su punto de reorden.
Es responsabilidad del Personal de Ama de llaves:
- Reportar al Gerente de Ama de llaves cuando el inventario de algún producto o material llega al inventario mínimo.
- Verificar que los inventarios no se encuentren sin poder utilizarse, obsoletos o en su caso caducados. En caso de estar próximos a caducar, dar aviso al Gerente de Ama de llaves para tomar las acciones pertinentes.
Definiciones:
- Inventario de mercancía del área de Ama de llaves incluye blancos, químicos de limpieza, utensilios de limpieza tales como trapeadores, escobas, mangueras, carritos de limpieza, guantes, entre otros.
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Determinación del Stock Máximo y Mínimo de las áreas. | |
| 1.1 | Gerente de Ama de llaves | Elaborar el documento determinando los insumos y cantidades que deberán estar en el inventario. |
| 1.2 | Gerente de Ama de llaves y Dirección | De manera conjunta deberán revisar el documento y establecer para cada producto y material el inventario máximo y mínimo. |
| 1.3 | Gerente de Ama de llaves | Dar a conocer a la Dirección los documentos con los máximos y mínimos para su autorización |
| 1.4 | Dirección y Gerente de Ama de llaves | Acordar y aprobar los niveles de inventarios de máximos y mínimos de los productos y materiales del área de Ama de llaves |
| 2 | Implementación de Inventario de Máximos y Mínimos | |
| 2.1 | Gerente de Ama de llaves | Comunica a los responsables de área las cantidades acordadas y autorizadas del inventario de máximos y mínimos y les entrega una copia del documento firmado. |
| 2.2 | Todos los colaboradores de AL | Los colaboradores del departamento colocan los insumos en los lugares correspondientes. |
| 2.3 | Gerente de AL | El Gerente de Ama de llaves revisa que los inventarios se encuentran de acuerdo a lo indicado en el documento autorizado. |
| 2.4 | Todos los colaboradores de AL | El responsable en turno de cada área debe mantener su inventario en óptimas condiciones. |
| 2.5 | Todos los colaboradores | Si se detecta que hace falta algún producto o material, debe investigar el motivo y tomar las acciones pertinentes. |
| 3 | Variaciones por temporadas | |
| 3.1 | Gerente de Ama de llaves y Dirección | En el caso de requerir un aumento o disminución en el inventario a causa de las temporadas, de acuerdo con el análisis de los porcentajes de ocupación y cualquier estimación realizada por Gerencia de AL en conjunto con la Dirección, se deberá aplicar el procedimiento en todos su pasos. |
| 3.2 | Gerente de AL | Cancela el documento anterior y lo sustituye por el último documento autorizado de cada área a su cargo. |
| 3.3 | Gerente de AL | Archiva el documento cancelado en un expediente histórico. |
Anexo 1: Formato de establecimiento de Inventarios Máximo y Mínimo
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Junio 2024 | Elaboración | Primera |
Fuente: AL-001 Procedimiento para el Control de Inventario y Mercancía.docx