Procedimiento Para la Elaboración de la Bitácora de Lavandería
AL-005
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer el proceso para elaborar la bitácora de lavandería para que su llenado sea estandarizado y con la calidad requerida.
Alcance:
Este procedimiento aplica para el departamento de Lavandería. No aplica para Cuartos o Camaristas.
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Dirección:
- Brindar las herramientas para elaborar la Bitácora de Ama de Llaves en tiempo y forma con la calidad adecuada y los lineamientos establecidos.
- Gestionar la capacitación en cuanto a la información requerida por incluir en la bitácora.
- Revisar y hacer observaciones pertinentes de la información contenida en la bitácora.
Es responsabilidad del Gerente de Ama de Llaves:
- Capacitar al personal del área de Lavandería en el Procedimiento para que lo puedan aplicar.
- Asegurarse del adecuado llenado de la bitácora diariamente
- Recopilar todas las incidencias para reportar en la bitácora
- Hacer del conocimiento de todo el personal a su cargo que la bitácora es un medio de comunicación con la dirección y debe llenarse adecuadamente
- Asegurarse del envío pertinente de la bitácora, con la información requerida por la dirección y de conformidad con lo contenido en esta política
- Dar seguimiento a las observaciones, tareas y situaciones reportadas en la bitácora
- Conocer cuáles son los datos que deben reportarse de conformidad con las definiciones.
Es responsabilidad del Personal de Lavandería:
- Reportar al Gerente de Ama de llaves los incidentes y situaciones que deban anotarse en la bitácora.
- Dar seguimiento a las observaciones, tareas y situaciones reportadas en la bitácora
- Conocer cuáles son los datos que deben reportarse de conformidad con las definiciones.
Definiciones:
- Bitácora: Es un reporte que incluye datos informativos relevantes de interés general, que se utiliza para solventar, indicar o gestionar situaciones especiales o incidencias que requieren una acción.
- Datos que deben reportarse:
- Incidentes con otros departamentos en cuanto a los blancos y cualquier material que pase por lavandería.
- Incidentes con los huéspedes.
- Incidentes internos (descompostura de una máquina, mantenimiento programado no realizado)
- Requerimientos al área de mantenimiento de manera correctiva
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Determinar el dato que debe reportarse | |
| 1.1 | Personal de Lavandería | Detectar el dato por reportar y registrar en su Bitácora Física o generar la anotación |
| 1.2 | Personal de Lavandería | Enterar al supervisor o Gerencia acerca del dato por reportar |
| 1.3 | Gerente de Ama de llaves | Valorar la situación para determinar la acción por tomar y anotar en la bitácora |
| 2 | Llenado y envío de la bitácora de ama de llaves (incluir segmento de Lavandería) | |
| 2.1 | Gerente de Ama de llaves | Ingresar a la liga de acceso para el llenado de la bitácora. Con la información recopilada de todos los datos a reportar proceder a realizar el llenado. |
| 2.2 | Gerente de Ama de Llaves | En caso de requerirlo realizar el seguimiento oportuno a los datos reportados, por ejemplo llamadas, correos, acercamiento con otros lideres o en general cualquier acción pertinente por tomar. |
| 2.3 | Gerente de Ama de Llaves | Asignar acciones y tareas al personal con respecto a los datos reportados y elaborando un resumen con todas las incidencias. |
| 3 | Seguimiento a los datos reportados en bitácora (Resumen de incidencias) | |
| 3.1 | Gerente de Ama de llaves | Los datos reportados se resumen en un reporte de incidencias para dar seguimiento a las acciones reportadas en la bitácora. Este resumen puede ser: una libreta, un archivo digital, cualquier otro. |
| 3.2 | Gerente de Ama de Llaves y Dirección | Los datos reportados se revisan y discuten, de igual manera se revisan las acciones realizadas para solventar las diferentes situaciones llevadas a cabo. |
| 3.3 | Dirección | Analiza si las incidencias fueron solventadas adecuadamente. Realiza una retroalimentación de los puntos no solventados adecuadamente. |
Liga de acceso: https://reportes.chan-kah.com.mx/allaves/
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Junio 2024 | Elaboración | Primera |
Fuente: AL-005 Procedimiento para la Elaboración de la Bitácora de Lavandería.docx