Lineamientos de Control Presupuestal

Fecha de autorización: _______________

Objetivo:

Establecer lineamientos, reglas generales, controles y reportes para el adecuado control presupuestal del departamento de Ama de Llaves

Alcance:

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Ama de Llaves y Lavandería.

Responsabilidades:

Es responsabilidad de la Dirección:

• Revisar y Autorizar el Presupuesto Anual considerando: Proyectos, Gastos Fijos y Variables, Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las áreas, entre otros gastos.
• Dar a conocer al Gerente de Ama de Llaves el Presupuesto Autorizado para su Control.
• Revisar de manera mensual los resultados obtenidos conciliando contra el presupuesto y analizar las diferencias en conjunto con el Gerente de Ama de Llaves.
• Brindar las indicaciones pertinentes al Gerente de Ama de Llaves para seguimiento de su presupuesto.

Es responsabilidad del Gerente de Ama de Llaves:

• Conocer el Presupuesto de su departamento.
• Vigilar al momento de realizar una solicitud de compra o autorizar un gasto para gestión que se cumpla adecuadamente la cifra presupuestal autorizada.
• En caso de requerir un gasto que no se encuentre presupuestado seguir el proceso de autorización de la dirección adecuado.
• Analizar Mensualmente el resultado real obtenido de los gastos realizados y conciliarlo contra el presupuesto para brindar las explicaciones pertinentes a la Dirección
• Reportar a la Dirección las necesidades de inversión y gastos necesarios para el cumplimiento de las funciones de su departamento.

Es responsabilidad del Personal de Ama de llaves:

• Hacer uso responsable, asertivo y cuidadoso de los recursos del departamento para que se cumplan las cifras presupuestales y se tenga un control adecuado de los gastos.

Definiciones:

• Presupuesto Anual: Es el documento que contiene las cifras de ingresos y gastos proyectadas para el ejercicio que están autorizadas para ejecutar las actividades de los departamentos del hotel.
• Gastos autorizados: Son las erogaciones autorizadas por la dirección dentro del presupuesto, que deben revisarse y autorizarse de conformidad con el procedimiento para realizarse adecuadamente.

Lineamientos:

• El presupuesto anual es elaborado y autorizado por parte de la Dirección, en conjunto con el departamento de Contabilidad y el Gerente de Ama de Llaves, para efectos de conocer las necesidades del departamento.
• El presupuesto del departamento de Ama de Llaves debe revisarse en conjunto con el Gerente de Ama de Llaves, el contador general y la dirección durante el mes de Noviembre de cada año y autorizarse.
• El presupuesto anual debe controlarse de manera mensual y hacer llegar los comentarios del seguimiento debidamente a través de una reunión con la Dirección.

Reglas Generales:

• El departamento de Ama de Llaves debe realizar el debido monitoreo de los gastos durante el mes en curso, debiendo justificar las variaciones importantes a la Dirección con la explicación de motivos adecuada.
• Todo el personal de Ama de Llaves debe velar por el correcto uso de las herramientas, los equipos, los blancos, y en general todo el material utilizado en sus labores.
• La persona que detecte que algún material no está siendo utilizado de manera adecuada de acuerdo a los Procedimientos de Operación tiene la responsabilidad de realizar el reporte adecuado a la Gerente de Ama de Llaves para dar el seguimiento oportuno.
• Las capacitaciones en cuanto al buen uso del equipo, las herramientas y el material deben gestionarse a través del departamento de Recursos Humanos.
• Los recursos del hotel son propiedad del hotel, por lo tanto, queda prohibido extraer fuera de las instalaciones cualquier material, herramienta o equipo que se utilice dentro de las actividades del departamento.

Controles:

• El control se realiza a través de los reportes mensuales de resultados, en los cuales se detalla cada uno de los elementos que componen el total de gastos reales y gastos autorizados.
• Se debe realizar una requisición cuando se requiera algún material por parte del Almacén, de conformidad con las políticas internas y procedimientos de Almacén.
• Auditoría Externa debe realizar la revisión de los reportes presupuestales contra los gastos reales de manera mensual y comentar a la Dirección las observaciones determinadas.

Reportes:

• Auxiliares de gastos: los auxiliares de gastos son los reportes detallados de los gastos, estos deben hacerse llegar para el análisis de sus gastos al Gerente de Ama de Llaves.
• Presupuesto versus gastos reales: Este reporte es el comparativo de gastos presupuestados versus gastos reales para comparar la realidad del negocio contra las cifras proyectadas. La importancia radica en la obtención de los ingresos proyectados y el control de los gastos para lograr los resultados.

Control de Cambios:

Fuente: AL-006 Lineamientos de control Presupuestal.docx