Procedimiento Para la Elaboración y Ejecución del Cronograma de Actividades
AL-007
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer el procedimiento para la elaboración, ejecución, seguimiento, monitoreo y evaluación del Cronograma de Actividades del Departamento de Ama de Llaves con respecto a la distribución de las responsabilidades de todas las actividades del área para incluir dentro de los reportes a la Dirección.
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Ama de Llaves (Cuartos, Camaristas y Lavandería)
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Dirección:
- Brindar las herramientas y gestionar la capacitación para el Gerente de Ama de Llaves con respecto a las actividades que debe realizar el departamento.
- Establecer los objetivos para el departamento de Ama de Llaves para seguimiento del Gerente de Ama de Llaves.
- Autorizar el Cronograma de Actividades preparado por el departamento.
Es responsabilidad del Gerente de Ama de Llaves:
- Elaborar el Cronograma de actividades de acuerdo a los objetivos de la Dirección y la empresa.
- Validar que el Cronograma cumple con el Presupuesto Anual.
- Dar a conocer al personal de ama de llaves el Cronograma de Actividades
- Vigilar el cumplimiento del Cronograma
- Llevar a cabo las tareas del procedimiento determinado en esta política
- Reportar a la Dirección las incidencias en cuanto al incumplimiento y proponer soluciones
Es responsabilidad del Personal de Ama de llaves:
- Conocer el Cronograma y dar a conocer sus dudas para el adecuado cumplimiento.
- Aplicar con cuidado y diligencia lo indicado en las actividades del Cronograma de Actividades
Definiciones:
- Cronograma de Actividades: Es el documento que contiene las actividades del departamento definiendo:
- Actividad por realizar
- Fecha
- Responsable
- Frecuencia
- Firma de realizado
- Firma de revisado
- Observaciones
- Se debe elaborar por semana
- Lo debe validar la Dirección
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Elaboración y autorización del Cronograma de Actividades | |
| 1.1 | Gerente de Ama de llaves | Recopilar todas las actividades por realizar y las fechas que deben realizarse |
| 1.2 | Gerente de Ama de llaves | Elaborar el Cronograma de conformidad con las actividades realizadas |
| 1.3 | Gerente de Ama de llaves | Dar a conocer a la Dirección el Cronograma para su autorización |
| 1.4 | Dirección y Gerente de Ama de llaves | Acordar y aprobar las actividades autorizando el Cronograma y dándolo a conocer a todos los integrantes del departamento |
| 2 | Ejecución y seguimiento del Cronograma de Actividades | |
| 2.1 | Gerente de Ama de llaves | Realiza una verificación del seguimiento de las actividades del Cronograma de Actividades |
| 2.2 | Todos los colaboradores de Ama de Llaves | Los colaboradores del departamento reportan incidencias y seguimiento de las actividades |
| 2.3 | Gerente de Ama de Llaves | Coloca en la Bitácora de Ama de Llaves o Lavandería las incidencias reportadas y verifica el adecuado cumplimiento de las Actividades del Cronograma, dando el seguimiento a las actividades no realizadas. |
| 2.4 | Gerente de Ama de Llaves | En caso de requerirlo se levantan las actas o el seguimiento pertinente con Recursos Humanos con respecto a las actividades no realizadas |
| 2.5 | Gerente de Ama de Llaves | Analiza y en su caso, modifica, las tareas contenidas en el Cronograma. |
| 3 | Monitoreo y evaluación del Cronograma de Actividades | |
| 3.1 | Gerente de Ama de llaves y Dirección | Analizan el adecuado cumplimiento del Cronograma de Actividades, definiendo objetivos a seguir. Se debe evaluar si las actividades son las adecuadas y se están realizando en tiempo y forma. |
| 3.2 | Gerente de AL | Realiza las modificaciones al Cronograma de acuerdo a los objetivos determinados |
| 3.3 | Gerente de AL | Da a conocer las actividades adicionales y las observaciones a los colaboradores del área. |
Anexo 1: Cronograma de Actividades
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Junio 2024 | Elaboración | Primera |
Fuente: AL-007 Procedimiento para la Elaboración del Cronograma de Actividades.docx