RESURTIMIENTO DE ALMACÉN Y ORDENES DE COMPRA

Política:

1.- El resurtimiento de almacén se realiza de manera ordenada y sistemática, respetando los horarios indicados en esta política por todos los colaboradores del hotel.

Reglas Generales:

1.- El departamento de almacén se cerciora que las mercancías se encuentran en buen estado al recibirlas, sin embargo, cada departamento es responsable de brindar apoyo a almacén para la verificación de las mercancías.

2.- Las mercancias se reciben de lunes a sabado.

3.- Antes de realizar la solicitud de mercancía a través de la requisición, el encargado del departamento debe validar la mercancía que están solicitando.y validarlo tesoreria

Procedimiento:

A. Recepción de mercancías en almacén mediante órdenes de compra.

1.- Recibir y revisar ordenes de compra (factura/órden de remisión). Imprimir requisición para este proceso.

2.- Revisar nota remisión o factura del proveedor y compulsar con órdenes de compra (Requisiciones).

3.- Verificar que las mercancías, insumos y/o productos que llegan al almacén se encuentren en buenas condiciones.

4.- En el caso de mercancías, insumos y/o productos para el departamento de Mantenimiento, el personal de mantenimiento debe verificar también las mercancías, insumos y/o productos.

5.- En el caso de mercancías, insumos y/o productos que llegan al almacén mediante fleteras, se debe enviar la factura al departamento de tesorería para que se realice el pago de los fletes. Entregar al departamento de tesorería una copia de la factura y/u orden de compra y factura de flete.

6.- Recibida las mercancías, insumos y/o productos que llegan al almacén se deberán acomodar conforme al procedimiento del punto 08.- Acomodo de mercancías sistema PEPS y etiquetado de productos y capturar las existencias de entradas de almacén

7.- En el caso de mercancías, insumos y/o productos que llegan al almacén de proveedores institucionales, se debe enviar la factura al departamento de tesorería para que se realice el pago correspondiente. Entregar al departamento de tesorería una copia de la factura y una copia de la orden de compra.

B. Surtimiento de almacén a través del sistema Back Office del hotel.

1.- Acceder al sistema Back Office con el usuario y contraseña asignado y dirigirse al panel de compras.

2.- Revisión del panel de En cotización para visualizar todas las órdenes de compra para resurtir el almacén.

3.- Al visualizar el módulo de requisiciones en cotización y autorizadas se podrán observar las órdenes de compra

4.- Imprimir la orden de compra que se desea recibir o ir a comprar para resurtir el almacén.

5. Recepción de mercancías, insumos y/o productos a través de la orden de compra como se ve a continuación: dar clic en recibir y seleccionar si es una entrada por remisión o factura. Colocar precio real de la mercancía comprada en el panel de cotizaciones.

6. Cuando se recibe mercancías, insumos y/o productos mediante una remisión, se debe ingresar el número de orden correspondiente y se debe dar clic en aceptar y grabar, para que la remisión se cargue en el sistema. Colocar precio real de la mercancía comprada en el panel de cotizaciones.

7. Cuando se recibe mercancías, insumos y/o productos mediante una factura, se debe ingresar el número de factura correspondiente y se debe subir el archivo XML que corresponde. Dar clic en aceptar y grabar, para que la factura se cargue en el sistema. Colocar precio real de la mercancía comprada en el panel de cotizaciones.

Nota: al finalizar este procedimiento ya se afecto la existencia de la mercancía, insumo y/o producto en el almacén.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa corrobora que se lleva a cabo el procedimiento indicado en esta política revisando de manerea aleatoria los registros de la mercancía y la calidad y limpieza de los productos en el almacén de manera mensual durante el inventario físico.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx