POLITICA DE INVENTARIO FÍSICO

Política:

1.- De manera mensual se realiza un conteo físico de la mercancía para corroborar que los datos contenidos en los reportes de almacén coincide con el registro de mercancía en el sistema.

Procedimiento:

A. Inventario selectivo quincenal.

1. Imprimir el inventario de los sub-almacenes con las existencias del día.

2. Conteo físico de la totalidad de las mercancías, insumos y/o productos seleccionados, como mínimo se seleccionarán 15 ítems de cada sub-almacén.

3. En caso de que se identifiquen diferencias entre las existencias físicas y el inventario, se deberán anotar en las hojas del inventario y se dejara constancia en la bitácora de inventarios quincenales los motivos por los cuales acontecieron las diferencias entre las existencias físicas y el inventario, en caso de que se conozcan.

4. El jefe de almacén deberá escanear y enviar por correo el inventario quincenal realizado a la gerencia de contabilidad y a la gerencia general y, en caso de que existan diferencias entre las existencias físicas y el inventario, se deberá señalar en el correo los motivos por los cuales acontecieron las diferencias entre las existencias físicas y el inventario, en caso de que se conozcan.

5. Los inventarios quincenales se deberán resguardar en la carpeta de inventarios quincenales.

6. El jefe de almacén con apoyo de personal de otro departamento realizara el inventario quincenal.

7. El inventario quincenal se deberá llevar a cabo entre los días 14 y 18 de cada mes.

B. Inventario Cierre de Mes.

1. Imprimir el inventario de los sub-almacenes con las existencias del día.

2. Conteo físico de la totalidad de las mercancías, insumos y/o productos seleccionados.

3. El inventario de cierre de mes se deberá de llevar a cabo por 6 personas como mínimo.

4. En caso de que se identifiquen diferencias entre las existencias físicas y el inventario, se deberán anotar en las hojas del inventario y se dejara constancia en la bitácora de inventarios los motivos por los cuales acontecieron las diferencias entre las existencias físicas y el inventario, en caso de que se conozcan.

5. El jefe de almacén deberá escanear y enviar por correo el inventario realizado a la gerencia de contabilidad y a la gerencia general y, en caso de que existan diferencias entre las existencias físicas y el inventario, se deberá señalar en el correo los motivos por los cuales acontecieron las diferencias entre las existencias físicas y el inventario, en caso de que se conozcan.

6. Los inventarios se deberán resguardar en la carpeta de inventarios de cierre de mes.

7. El horario de los inventarios de cierre de mes es a las 12:00 pm del día.

8. Se debe enviar con 2 días de anticipación un aviso por correo electrónico a los jefes de cada departamento, para informar que se llevará a cabo el inventario de mes en el horario estipulado.

9. Los ajustes de inventario se llevarán a cabo conforme al procedimiento de revisión y ajuste de inventarios que se señala en el punto 12.- Revisión y ajuste de inventarios con gerente de contabilidad.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa valida los importes colocados en el inventario físico de manera mensual, participando en el conteo de inventario.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx