Procedimiento para Solicitud de Mercancías al Almacén
AYB-0003
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer los pasos a seguir para la solicitud de mercancía por parte del área de Alimentos y Bebidas que permita mantener un adecuado punto de reorden y mantener un inventario adecuado para satisfacer las solicitudes de los comensales y huéspedes con calidad en el servicio al cliente.
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal del área de Alimentos y Bebidas.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Gerente de Alimentos y Bebidas:
- Capacitar al personal del área de AyB en el Procedimiento para que lo puedan aplicar en las áreas de AyB.
- Verificar que se realicen las solicitudes de mercancía al Almacén considerando los puntos de reorden del día.
- En su caso, apoyar al personal responsable de las áreas de AyB en la realización de la solicitud.
- Elaborar la solicitud a través del sistema ERP del hotel.
- Vigilar el cumplimiento de este procedimiento en tiempo y forma.
- Únicamente se podrá realizar 2 requisición de mercancía por turno
- Es responsabilidad del gerente de AYB validar por mensaje a contraloria el ok de cada requisicion.
Es responsabilidad del Chef:
- Realizar la solicitud de mercancía al Almacén para el área de Cocina considerando los puntos de reorden del día.
- Elaborar la solicitud a través del sistema ERP del hotel.
- Vigilar el cumplimiento de este procedimiento en tiempo y forma.
- Colocar el numero de folio dentro de la requisicion si corresponde a un evento o grupo.
Es responsabilidad del Barman:
- Realizar la solicitud de mercancía al Almacén para el área de Barra considerando los puntos de reorden del día.
- Elaborar la solicitud a través del sistema ERP del hotel.
- Vigilar el cumplimiento de este procedimiento en tiempo y forma.
Es responsabilidad del Capitán de Mesero:
- Realizar la solicitud de mercancía al Almacén para el área de Servicio considerando los puntos de reorden.
- Elaborar la solicitud a través del sistema ERP del hotel.
- Vigilar el cumplimiento de este procedimiento en tiempo y forma.
Es responsabilidad del responsable de Almacén:
- Mantener un nivel de inventario de mercancía adecuado para surtir al área de AyB en tiempo y forma.
- Generar el reporte de existencias de Alimentos y Bebidas, y entregar al Gerente de AyB y al Chef para tomar las acciones pertinentes cada vez que se haga el inventario físico.
- Realizar las adquisiciones y revisar las mercancías recibidas conforme a cada requisición.
- Entregar la mercancía relacionada en la requisición de material aprobada por Contraloría.
- Vigilar el cumplimiento de este procedimiento en tiempo y forma.
Es responsabilidad de Contraloría:
- Autorizar la requisición de mercancía para que Almacén proceda a realizar la entrega.
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Solicitud de Mercancía Almacenable | |
| 1.1 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Consulta el inventario existente en el Almacén del hotel para solicitar los productos y materiales que están en existencia. |
| 1.2 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Elabora la requisición de material en el sistema ERP del hotel, de acuerdo al punto de reorden autorizado. **AUTORIZACION DE GERENTE AYB** |
| 1.3 | Contraloría | Autoriza la requisición de mercancía en el sistema ERP. |
| 1.4 | Almacén | Entrega los productos y materiales al área solicitante. |
| 1.5 | Chef, Capitán de Meseros, Barman/Gerente de AyB | Una vez recibida la mercancía es resguardada en el área de AyB correspondiente. **Aplican restricciones del almacen**** |
| 2 | Solicitud de Compras Directas | |
| 2.1 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Consulta el inventario existente en el Almacén del hotel para solicitar los productos y materiales que están en existencia. |
| 2.2 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Elabora la requisición de material en el sistema ERP del hotel, de acuerdo al punto de reorden autorizado. |
| 2.3 | Contraloría | Autoriza la requisición de mercancía en el sistema ERP. |
| 2.4 | Almacén | Realiza la compra. |
| 2.5 | Almacén | Revisa la mercancía. |
| 2.6 | Almacén | Entrega los productos y materiales al área solicitante. |
| 2.7 | Chef, Capitán de Meseros, Barman | Una vez recibida la mercancía es resguardada en el área de AyB correspondiente. |
| 3 | Compras de Emergencia | |
| 3.1 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Consulta el inventario existente en el Almacén del hotel para solicitar los productos y materiales que están en existencia. |
| 3.2 | Gerente de AyB, Chef, Capitán de Meseros, Barman | Elabora la requisición de material en el sistema ERP del hotel, de acuerdo al punto de reorden autorizado. |
| 3.3 | Contraloría | Solicita la autorización a la Dirección para procesar la requisición de compra de mercancía. |
| 3.4 | Dirección | Autoriza la compra de emergencia. |
| 3.5 | Almacén | Realiza la compra de emergencia. |
| 3.6 | Almacén | Revisa la mercancía. |
| 3.7 | Almacén | Entrega los productos y materiales al área solicitante. |
| 3.8 | Chef, Capitán de Meseros, Barman | Una vez recibida la mercancía es resguardada en el área de AyB correspondiente o realizan el consumo correspondiente. |
Anexo: Formato de requisición de productos y materiales al almacén del sistema ERP.
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Agosto 2023 | Elaboración | Primera |
Fuente: AYB-0003 Procedimiento Para Solicitud de Mercancías.docx