Procedimiento Para Corte de Caja (Preparación y Entrega de Documentación Administrativa)
AYB-0015
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer el procedimiento del Corte de Caja y enlistar la documentación que se debe preparar para entregar a la Administración.
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para los cajeros del área de Alimentos y Bebidas.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Gerente de Alimentos y Bebidas:
- Capacitar al personal del área de AyB en el Procedimiento para que lo puedan aplicar en las áreas de AyB.
- Capacitar y adiestrar a los cajeros en el procedimiento de Corte de Caja y la preparación de la información para la Administración.
- Supervisar que el cajero elabora adecuadamente el Corte de Caja de acuerdo con este procedimiento.
- Entregar la información contenida en cada reporte del Cajero a la Administración.
Es responsabilidad del Cajero:
- Conocer y aplicar el procedimiento de Corte de Caja.
- Preparar la documentación de acuerdo al procedimiento para ser entregado a la Administración.
- Verificar que el dinero en efectivo se encuentra completo y firmar el sobre antes de depositarlo en la tómbola.
- Entregar la información contenida en cada reporte al Gerente de AyB.
Es responsabilidad del Auditor de Ingresos:
- Realizar los cuadres de ingresos de acuerdo al procedimiento respectivo.
Reglas Generales:
- Queda prohibido alterar, ajustar, sustituir, modificar, cancelar, eliminar, desconfigurar y/o reconfigurar cualquier formato del hotel, información, reportes, cheques de consumo, comprobantes de pago como transferencias, cheques y/o voucher, entre otros. Al colaborador que sea sorprendido realizando alguna de estas acciones será dado de baja de manera inmediata, dando aviso a las autoridades en su caso.
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Elaboración del Corte de Caja | |
| 1.1 | Cajero | A la hora del cierre del centro de consumo, solicitar autorización al Gerente de AyB para realizar el Corte de Caja. |
| 1.2 | Cajero | Obtener el reporte que integra la totalidad y el detalle de transacciones del PMS. Este reporte debe contener el detalle de formas de pago. |
| 1.3 | Cajero | Elaborar el corte de las terminales y obtener los reportes del detalle de transacciones. |
| 1.4 | Cajero | Integrar toda la información que comprueba las transacciones: cheques firmados, cupones de cortesía firmados, vouchers de pago con tarjeta, facturas elaboradas a clientes y cualquiera otra información adicional que respalde un ingreso o forma de pago. |
| 1.5 | Cajero | Elaborar el conteo del efectivo, cotejando con el sistema que se encuentra completo y proceder a su resguardo en la tómbola. |
| 1.6 | Cajero | Verificar que el dinero en efectivo se encuentra completo y firma el sobre antes de depositarlo en la tómbola. |
| 1.7 | Cajero | Toda la información recopilada, a excepción del efectivo que se deposita en la tómbola, debe ser integrada y entregada a la Administración. |
| 2 | Documentación Administrativa. | |
| 2.1 | Cajero | Verificar que cuenta con el reporte que contiene el detalle de los ingresos obtenidos por centro de consumo. |
| 2.2 | Cajero | Verificar que cuenta con el reporte del resumen de los ingresos obtenidos y formas de pago. |
| 2.3 | Cajero | Verificar que cuenta con los cheques de consumo firmados por los clientes. En el caso de grupos el Rooming List con los cheques de consumo. En el caso de Eventos todos los cheques deben estar firmados por el coordinador del grupo por parte del cliente. |
| 2.4 | Cajero | Verificar que cuenta con las facturas individuales elaboradas con su cheque de consumo. |
| 2.5 | Cajero | Verificar que cuenta con cualquier información adicional que respalde una autorización de precio especial, descuento, cortesía (anexar correos, cupones, etc.) |
| 2.6 | Cajero | Entregar el informe de Corte de Caja al Gerente de AyB |
| 2.7 | Gerente de AyB | Entregar el informe de Corte de Caja a la Administración y obtener firma de recibido |
Anexo: Listado de Documentos que Integran el Informe de Corte de Caja
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Agosto 2023 | Elaboración | Primera |
Anexo: Listado de Documentos que Integran el Informe de Corte de Caja
- Reporte que contiene el detalle de los ingresos obtenidos por centro de consumo.
- Reporte del resumen de los ingresos obtenidos y formas de pago.
- Cheques de consumo firmados por los clientes. En el caso de grupos el Rooming List con los cheques de consumo. En el caso de Eventos todos los cheques deben estar firmados por el coordinador del grupo por parte del cliente.
- Facturas individuales elaboradas con su cheque de consumo.
- Cualquier información adicional que respalde una autorización de precio especial, descuento, cortesía (anexar correos, cupones, etc.).
Fuente: AYB-0015 Procedimiento Para el Corte de Caja (la Preparación y Entrega de Documentación Administrativa).docx