Procedimiento Para Realizar Auditorías en el Área de AyB
AYB-0018
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer los pasos a seguir para la realización de auditorías al área de Alimentos y Bebidas.
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el Auditor y el Personal del área de AyB.
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Dirección:
- Autorizar el Programa Anual de Auditorías.
- Revisar el Informe de Auditoría, acordar y establecer con los involucrados las medidas proactivas para atender las áreas de oportunidad detectadas.
- Revisar y aprobar el Programa de Acciones de Mejora.
- Revisar y aprobar el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora.
Es responsabilidad del Auditor:
- Generar el programa anual de auditorías y presentarlo a la Dirección para su autorización.
- Llevar a cabo las auditorías conforme al programa establecido y autorizado.
- Elaborar los reportes de Auditoría que permitan a la Dirección conocer el seguimiento a la implementación de la política y los procedimientos autorizados.
- Cuando exista alguna incidencia que requiera de una revisión, informa a la Dirección el procedimiento a desarrollar y sus objetivos.
- Cerrar el expediente de cada auditoría con el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora firmado por la dirección.
- Guardar absoluta confidencial del contenido y el estado de las auditorías del área de AyB.
Es responsabilidad del Gerente de Alimentos y Bebidas:
- Capacitar al personal del área de AyB en el Procedimiento para que lo puedan aplicar en las áreas de AyB.
- Supervisar que el personal a su cargo cumpla con la política y los procedimientos del área de AyB autorizados por la Dirección.
- Interactuar constantemente con las áreas de AyB revisando que se cumplen la política y los procedimientos autorizados por la Dirección.
- Elaborar el Programa de Acciones de Mejora, documentar su cumplimiento y elaborar el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora.
Es responsabilidad de Auditoría Externa:
- Vigilar el cumplimiento operativo y administrativo de la política, los principios y los procedimientos del área de Alimentos y Bebidas autorizados por la Dirección.
Es responsabilidad del Personal de AyB:
- Atender el proceso de auditoría en tiempo y forma cuando les sea requerida su participación en la auditoría.
Reglas Generales:
- Auditoría Externa tiene prohibido realizar modificaciones a las Políticas y Procedimientos autorizados por la Dirección del hotel. La finalidad es desarrollar de acuerdo a su experiencia, las recomendaciones pertinentes a cada procedimiento, dándolos a conocer a través del Reporte de Auditoría Externa, señalando el Procedimiento revisado, las observaciones y las sugerencias a los mismos.
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Auditor | Elaborar el Programa Anual de Auditorías identificando los procedimientos a auditar y su periodicidad. |
| 2 | Auditor | Presentar el Programa Anual de Auditorías a la Dirección para su autorización. |
| 3 | Dirección | Autorizar el Programa Anual de Auditorías. |
| 4 | Auditor | Una semana antes de la fecha de auditoría, elaborar la Lista de Verificación del procedimiento a auditar con los puntos específicos a revisar. |
| 5 | Auditor | Enviar al Gerente de AyB copia de la Lista de Verificación y la fecha de la auditoría. |
| 6 | Gerente de AyB | Preparar la documentación comprobatoria y tenerla lista para la fecha de la auditoría. |
| 7 | Auditor | Presentarse puntualmente el día y hora acordados para realizar la auditoría. |
| 8 | Auditor, Gerente de AyB | Recorrer la Lista de Verificación con el personal del área de AyB seleccionado. |
| 9 | Auditor | Terminada la auditoría, genera el Informe de Auditoría. |
| 10 | Auditor, Gerente de AyB | Revisar conjuntamente el Informe de Auditoría. |
| 11 | Auditor, Gerente de AyB | Acordar conjuntamente las áreas de oportunidad identificadas. |
| 12 | Auditor, Gerente de AyB | Firmar el Informe de Auditoría. |
| 13 | Gerente de AyB | Informar por correo electrónico al Comité de AyB y a la Dirección de todas las áreas de oportunidad identificadas durante la auditoría. |
| 14 | Auditor | Presentar el Informe de Auditoría a la Dirección. |
| 15 | Dirección | Revisar el Informe de Auditoría con las áreas de oportunidad identificadas. |
| 16 | Dirección | En su caso, hacer comentarios y sugerencias de áreas de oportunidad. |
| 17 | Dirección | Firmar el Informe de Auditoría como aprobación. |
| 18 | Gerente de AyB | Elaborar el Programa de Acciones de Mejora para atender las áreas de oportunidad identificadas. |
| 19 | Gerente de AyB | Presentar el Programa de Acciones de Mejora a la Dirección para su aprobación. |
| 20 | Dirección | Aprobar el Programa de Acciones de Mejora. |
| 21 | Gerente de AyB | Cumplir con el Programa de Acciones de Mejora. |
| 22 | Gerente de AyB | Completar el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora. |
| 23 | Gerente de AyB | Presentar el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora a la Dirección. |
| 24 | Dirección | Revisar y aprobar el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora. |
| 25 | Gerente de AyB | Enviar copia del Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora firmado por la Dirección al Auditor. |
| 26 | Auditor | Recibe el Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora firmado por la Dirección y cierra el expediente de la Auditoría. |
Anexo: Formato del Programa Anual de Auditorías.
Anexo: Formato de Lista de Verificación.
Anexo: Formato del Informe de Auditoría.
Anexo: Formato del Programa de Acciones de Mejora.
Anexo: Formato del Informe de Cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora.
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Agosto 2023 | Elaboración | Primera |
Fuente: AYB-0018 Procedimiento Para Realizar Auditorías en el Área de AyB.docx