REVISIÓN DE REQUISICIONES PARA COMPRAS.

Política:

1.- El propósito de esta política es el control de las requisiciones de compras, estas se deberán realizar con las reglas establecidas en tiempo y forma.

Reglas Generales:

1.- Todas las requisiciones mayores a $ 2,000.00 y menores a $8,0000.00 son autorizadas por gerencia de operaciones

2.-Tesorería autorizará las compras menores de $1,999.99 (Con el fin de saber qué se compra, porqué se compra, si es urgente o no)

3.- Todas las requisiciones mayores a $ 8,000.00 son autorizadas por dirección

4.- Las requisiciones no deben exceder más de 5 días de atraso para su resolución.

5.- Se deberá enviar a los departamentos solicitantes el estatus de la requisición, Aprobada se pasó a compra, pendiente o cancelada5

6.- En caso de estar en estatus de pendiente o cancelado notificar en el mismo correo la razón por la cual está en ese estatus. Con copia los departamentos involucrados

7.- Las requisiciones de compras deberán ser autorizadas antes del mediodía.

Procedimiento:

1.- Revisión de pendientes.

2.- En el tablero de solicitudes se visualizará las cotizaciones pendientes. Para esto se seleccionará en el apartado de firmas la opción en cotización posteriormente se seleccionará en apartado de fechas mostrar todas.

3.- Al visualizar el tablero de las requisiciones pendientes, se enviara un correo al departamento solicitante con copia a almacén y contabildad informado el motivo por el cual no se a efectuado la compra.

4.- Se deberá generar un reporte con los incidentes por los cuales las compras no se estén realizando en tiempo y forma, teniendo como soporte evidencial los correos.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- La auditoría externa deberá revisar el reporte de incidencias con el fin de determinar las razones mas frecuentes que estén causando el atraso de las compras. Estas se entregaran a dirección mediante un reporte mensual

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx