COMPRAS EN EFECTIVO, POR TRANSFERENCIA, CRÉDITO Y PLATAFORMAS.

Política:

1.- El objetivo de esta política es establecer el adecuado control y revisión de las compras.

Reglas Generales:

A. Compras en efectivo

1.- Las compras no excederán de $ 5,000.00 por día.

2.- Las facturas no deberán excederse de $ 2,000.00, en caso de que la compra fuera mayor a 2,000.00 se deberá solicitar las facturas que sumen el monto total.

3.- Se aumentara un 20% del monto solicitado a caja de las compras del día, para cubrir aumentos de precio en los productos o cualquier otra eventualidad

4. El encargado de compras firmará un vale con su nombre y la cantidad entregada por caja/tesorería.

5.- En caso de no ser cubierto en su totalidad el vale firmado, con la comprobación de notas o facturas se le descontara vía nomina la diferencia no aclarada.

6-.Para compras mediante transferencia mayores a $2,000.00, la ficha de pago se puede solicitar en correo electronico y por whatsapp

7.- La comprobación del recurso en caja/tesorería deberá ser al día posterior a las compras teniendo hasta las 4:00pm y recuperando el vale firmado cuando se solicitó el recurso

B. Compras trasferencia.

1.- El departamento de compras debe enviar a contraloría la solicitud de pago al proveedor, adjuntando la clabe interbancaria, el nombre del proveedor, el monto a pagar.

C. Compras plataformas.

1.- Las compras tambien podrán realizarse a través de plataformas con las autorizaciones correspondientes por parte de dirección vigilando que el proveedor emita el CFDi correspndiente.

Procedimiento:

A. Compras en efectivo

1.- Se Imprimen las ordenes de compras que se deben realizar en efectivo teniendo como máximo de compra $ 5,000.00 por día.

2.- Solicitar el recurso en caja/tesorería con las órdenes de compra previamente seleccionados. El monto requerido deberá aumentar un 20%

3.- Realizar un reporte de las compras en efectivo para la comprobación del recurso. 2 juegos original y copia, el original se entrega a caja/tesorería y la copia a almacén con los soportes correspondientes.

4.- Se solicita a caja el vale firmado cuando se solicitó el recurso

5.- Entregar facturas a encargada de almacén para revisión de los artículos comprados e ingreso de las facturas al sistema

6.- Se archiva caratula del reporte por mes y fecha

B. Compras trasferencia.

1.- Se enviará un correo al proveedor con la orden de compra adjunta solicitando su clave interbancaria, nombre del banco para realizar la transferencia.

2.- Se solicita por medio de correo electrónico la ficha de pago a contraloría, con los archivos adjuntos, cotización, orden de compra, correo de autorización por dirección, clave interbancaria y nombre del banco para realizar la transferencia. Mencionando que cuando se realice el pago, se envié el comprobante como respuesta.

3.- Se enviará al proveedor el comprobante de pago para solicitar la factura.

4.- Cuando el proveedor confirme que la transferencia fue realizada con éxito, solicitar fecha y horario de entrega o recepción.

5.- Se entrega factura a almacén para revisión y entrada delos productos.

C. Compras a crédito

1.- Se enviará un correo al proveedor con la orden de compra adjunta

2.- Solicitar fecha y horario de entrega o recepción.

D. Compras plataformas.

1.- Ingresar a la plataforma (MercadoLibre, Amazon etc.) seleccionar el artículo que se autorizó por dirección y agregar al carrito.

2.- Se envía correo a contabilidad adjuntando, orden de compras, correo de autorización por dirección, para solicitar el pago con la tarjeta corporativa el artículo que se encuentra en el carrito de la plataforma.

3.- Se solicita la confirmación del pago, para generar una clave personalizada de recepción del articulo y una guía para su monitoreo.

4.- Se le envía un correo a recepción con la clave personalizada para la recepción del producto, esta se deberá proporcionar a el proveedor de paquetería.

5.- Recepción debe notificar a compras que ya llego el paquete para ir a su verificación que sea lo que realmente se solicitó.

6.- Se entrega el producto con la factura a la encargada de almacén

7. Se debera de elaborar archivo en excel con el concentrado de las facturas, numero de requisicion e importe, al terminar el turno. esto se enviara a contabilidad para realizar la recepcion de mercancia en sistema y modificacion de precio. Solo aplicable para productos no almacenables.

8.- Todas las compras se deben archivar por mes y fecha

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- La auditoría externa deberá revisar que se este cumpliendo con los protocolos establecidos por esta política

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx