MATRIZ DE AUTORIZACIONES

Política:

1.- Todas las autorizaciones de procesos operativos y administrativos se realizan de acuerdo a la matriz contenida en esta política.

Reglas Generales:

1.- Los procedimientos, procesos, protocolos, lineamientos, circulares, avisos, documentos y cualquier otro tipo de cuestión que requiera de revisiones y autorizaciones se realizan de acuerdo a la Matriz de autorizaciones.

2.- Todos los colaboradores actuan y acatan las autorizaciones de acuerdo a la Matriz de autorizaciones.

3.- Las excepciones se harán de acuerdo a la Política de Excepciones CON-CONT-0005.

4.- Queda prohibido realizar una autorización por parte de cualquier encargado de área que vaya en contra de los objetivos del hotel y no esté apegado al Presupuesto Autorizado por la Dirección.

Procedimiento:

1.- La Matriz de Autorizaciones se utiliza y controla por parte de la jerarquía que, de manera consecutiva al solicitante, corresponde la autorización.

2.- Front Office. Para efectos operativos y administrativos es responsabilidad del Encargado de la Recepción reportar y realizar las autorizaciones correspondientes. Para realizar gastos menores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por el Encargado de Recepción y Contraloría. Para Gastos mayores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por Dirección, Contraloría y Encargado de Recepción.

3.- Alimentos y bebidas. Para efectos operativos y administrativos es responsabilidad del Encargado de la AyB reportar y realizar las autorizaciones correspondientes. Para realizar gastos menores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por el Encargado de AyB y Contraloría. Para Gastos mayores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por Dirección, Contraloría y Encargado de AyB. Para autorizaciones de requisiciones de almacén se debe seguir el procedimiento descrito en la política correspondiente, siempre autorizando el Encargado de AyB las requisiciones para efectos de control.

4.- Departamentos Operativos. Todas las autorizaciones deben proceder por el Encargado de cada departamento, siempre requiriendo los motivos de uso de cada material o en su caso de cada pago. Es responsabilidad del Encargado de cada área velar por el aprovechamiento máximo de los recursos del hotel. Para realizar gastos menores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por el Encargado de del departamento y Contraloría. Para Gastos mayores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por Dirección, Contraloría y Encargado departamental. Para autorizaciones de requisiciones de almacén se debe seguir el procedimiento descrito en la política correspondiente, siempre autorizando el Encargado departamental las requisiciones para efectos de control.

5.- Administración. Es responsabilidad de la Administración del hotel velar por el buen uso de los Recursos del mismo. El Gerente Administrativo (Contraloría/Contador General) es responsable de las autorizaciones de todo el departamento administrativo. Para realizar gastos menores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por el Contador General y Contraloría. Para Gastos mayores a $5,000 pesos estos deben estar autorizados por Dirección, Contraloría y Contador General. Para autorizaciones de requisiciones de almacén se debe seguir el procedimiento descrito en la política correspondiente, siempre autorizando el Contador General las requisiciones para efectos de control.

6.- Módulos contables y procedimientos de Contabilidad. El responsable de generar los estados financieros es el Contador General, cuya responsabilidad es velar por el registro adecuado de las cifras. Todas las pólizas contables generadas en cada uno de los módulos contables es autorizada por el Contador General e integrada correctamente.

7.- Sistemas. Todos los permisos y accesos a los sistemas se realizan de acuerdo a la política de Accesos y Permisos. Es responsabilidad del Encargado de Sistemas velar por el correcto otorgamiento de accesos y permisos a todos los sistemas del hotel.

8.- Dirección. Es responsabilidad de la dirección señalar las autorizaciones correspondientes para cada departamento. Como parte del protocolo se debe emitir formalmente y por escrito cualquier cambio a las autorizaciones correspondientes. El Director General indica a los Gerentes cuales son los elementos a considerar para realizar las autorizaciones de acuerdo a los objetivos del hotel y al Presupuesto.

9.- Para efectos de los gastos departamentales, es responsabilidad de cada Encargado de área verificar que se enceuntren en línea de acuerdo al Presupuesto del hotel Autorizado por la Dirección.

10.- En caso de duda de cualquier autorización se acudirá de manera pertinente al Departamento de Administración y de no resolverse a Dirección General.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Es responsabilidad de Auditoría Externa revisar y documentar la revisión aleatoria en el cumplimiento de las autorizaciones de acuerdo a la Matriz de Autorizaciones.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx