POLITICA DE REGISTRO Y AUTORIZACION DE POLIZAS CONTABLES

Política:

1.- El contador general es el encargado de revisar y autorizar las polizas contables generadas en cada modulo de manera diaria, por lo tanto, cuenta con el soporte docuemental de cada poliza antes de aceptar su afectación en el modulo de contabilidad de Back office.

Reglas Generales:

1.- Todas las pólizas son revisadas y autorizadas por Contador General en el sistema Back Office.

2.- La revisión de las cifras contenidas en el sistema Back Office se realiza diariamente y de acuerdo a los diferentes momentos del Cierre de Mes. Es responsabilidad del Contador General aceptar en tiempo y forma las pólizas contables de los diferentes módulos verificando la integración de las cifras.

3.- Todas las pólizas contables que afecten las cuentas de Bancos deben contar con un movimiento en el Estado de Cuenta, a excepción de las revalorizaciones mensuales de moneda extranjera.

4.- Reconocimiento y valuación. Todos los importes que son determinados a través de cálculos y se expresan en numerario cumplen con los lineamientos de las Normas de Información Financiera para cada uno de los rubros correspondientes. El momento de reconocimiento de los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y movimientos en el capital se da de acuerdo a lo indicado en las NIF. En caso de excepción se llevarán a cabo las autorizaciones pertinentes por la dirección.

Procedimiento:

1.- El Contador General revisa y ajusta pertinentemente las pólizas revisando el sustento de cada una de las cifras obtenidas por los diversos módulos que afectan el módulo de Contabilidad.

2.- Los módulos que generan pólizas para ser revisadas y aceptadas son: Compras, Almacén, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar.

3.- La póliza de ingresos debe ser aceptada en la contabilidad para que Auditor de Ingresos proceda a realizar los cuadres correspondientes de los ingresos por departamento y centro de costo y las formas de pago. Es responsabilidad del Contador General aceptar la .POL en la contabilidad. Es responsabilidad del Auditor de Ingresos realizar los cuadres correspondientes para validar las cifras de la póliza de ingresos.

4.- Las pólizas manuales contemplan asientos que no son generados por otros módulos incluyendo los ajustes financieros. Dichas pólizas deben contar con un sustento que compruebe que los asientos fueron verificados y analizados de manera pertinente. Las pólizas que no cuenten con un sustento serán canceladas y será responsabilidad del Contador General realizar las aclaraciones pertinentes.

5.- Todos los Ajustes contables deben estar realizados y autorizados de acuerdo a la Política de Ajustes.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Será responsabilidad de Auditoría Externa validar que las pólizas contables cuentan con uns sustento que las respalde, todos los cálculos deben estar adjuntos a las pólizas respectivamente.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx