POLÍTICA DE CONTROL DE CONTRATOS, RENTAS Y LICENCIAS

Política:

1.- Todos los contratos se encuentran resguardados y debidamente firmados en contraloría.

2.- Las rentas y Licencias se encuentran amortizadas debidamente de acuerdo a las Normas de Información Financiera(NIF) y se genera el reporte de control de vigencias para su adecuada renovación.

Reglas Generales:

1.- Es responsabilidad de la Contraloría el resguardo, revisión, control y renovación de los Contratos y Licencias del hotel.

2.- Un mes antes de su vencimiento Contraloría debe dar aviso por escrito a la Dirección acerca de los contratos y licencias próximos a vencer para la autorización de las renovaciones.

3.- Todos los contratos y lincencias están firmados y autorizados por la Dirección del hotel.

4.- El control de contratos y licencias se elabora de manera mensual y es reportado al Cierre de Mes por parte de Contraloría.

Procedimiento:

1.- Contraloría lleva un registro de control de todos los contratos y licencias con los que cuenta el hotel, colocando la vigencia, proveedor/cliente, importe de contraprestaciones y datos relevantes. Contraloría es responsable de verificar que los contratos se encuentran vigentes y se aplican de acuerdo a las claúsulas estipuladas. Este archivo de control es enviado a Dirección, Contador General y Auditoría Externa.

2.- El Contador General es el responsable de verificar y registrar adecuadamente los Activos Diferidos y amortizaciones derivadas del pago y uso de los contratos y licencias, elaborando la cédula de control para el sustento de las pólizas contables.

3.- Es responsabilidad del Contador General verificar que se encuentran debidamente registrados y controlados todos los contratos reportados por Contraloría.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa es responsable de verificar que la Cédula de Control de Contratos y Licencias se encuentra debidamente cuadrada con la contabilidad y que se registran todos los contratos reportados por la Contraloría. En caso de determinar diferencias se dará aviso por escrito a Contador General y a la Dirección del hotel.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx