PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y ENTREGA DE CIERRE MENSUAL

Política:

1.- Es responsabilidad del contador general concluir de manera oportuna el procedimiento de las cifras del cierre y entregar los estados financieros a la dirección. La junta mensual de revisión sera gestionada por el contador general.

Reglas Generales:

1.- El Cierre de Mes está controlado y revisado por el Contador General y es su responsabilidad concluir y entregar las cifras de manera oportuna. Es de interés de toda la administración apoyar al Contador General para la conclusión oportuna del Cierre de Mes. Todos los involucrados en el procedimiento de Cierre de Mes están comprometidos con la entrerga oportuna de la información.

2.- En el caso de los colaboradores que son responsables de módulos del Back Office específicos (Compras, Almacén, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar) deben entregar las cifras de sus módulos debidamente depuradas, cuadradas y revisadas, de manera oportuna y aclarar cualquier diferencia u observación realizada por parte del contador.

3.- Es responsabilidad de cada módulo revisar y depurar las diferencias encontradas durante la revisión de las cifras del Cierre de Mes.

Procedimiento:

1.- Los módulos que se encuentran en Back Office (Almacén, Compras, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar) se encargan de realizar los registros contables de manera oportuna, teniendo como fecha límite para el registro de las diferentes pólizas el primer día hábil del mes siguiente al que corresponden las cifras.

2.- Una vez concluyendo el registro de todos los movimientos cada módulo se encarga de cuadrar las cifras que están relacionadas con sus módulos en la balanza. Para llevar a cabo este procedimiento el Contador General envía las cifras de la Balanza a cada módulo para que se encarguen de hacer las conciliaciones pertinentes.

3.- Los diferentes módulos avisan al Contador General si se encuenran debidamente cuadrados y depurados. El Contador General revisa que las cifras se encuentran cuadradas y da por cerrado el módulo correspondiente para proceder a elaborar los ajustes de Cierre de Mes.

4.- Una vez cerradas las cifras de los módulos, pólizas contables del Contador General y ajustes pertinentes se procede a realizar el Cierre del Periodo en el Sistema Back Office en el módulo de contabilidad.

5.- Al concluir con el Cierre del Periodo el Contador General dará aviso por escrito a la Dirección y Auditoría Externa, enviando la Balanza de Comprobación y los Reportes de Cierre de Mes de acuerdo a la política de Reportes de Cierre de Mes.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Es responsabilidad de Auditoría Externa brindar el apoyo con dudas y situaciones especiales generadas en el procedimiento de cierre de mes. Auditoría Externa debe cerciorarse que se ha concluido con éxito el Cierre de Mes por parte del Contador General. Cualquier situación especial deberá ser enterada por escrito a la Dirección.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx