POLÍTICA DE RESGUARDO DE LA DOCUMENTACION CONTABLE

Política:

1.- El Hotel es propietario de su información financiera, por lo tanto, toda la información se encuentra debidamente resguardada en bodega. Es responsabilidad de la administración verificar que la información se encuentra archivada y respaldada de manera adecuada.

Reglas Generales:

1.- Es responsabilidad de cada responsable de los módulos sistematizar de forma organizada la obtención y resguardo de la información de todos los registros que realizan en el sistema Back Office.

2.- Toda la información es resguardada de forma segura en el espacio asignado por la administración de manrea mensual. Este resguardo debe ser ordenado y sistematizado, siendo responsabilidad de cada módulo el adecuado resguardo de su información.

3.- Es responsabilidad del Contador General verificar que toda la información de los módulos se ha resguardado de manera pertinente y en caso de solicitarlo la Dirección, se debe hacer entrega inmediata de cualquier documento requerido.

Procedimiento:

1.- Durante el registro de las transacciones en el sistema, cada uno de los módulos se asegura que existe un respaldo adecuado de los movimientos capturados que da soporte a lo registrado de acuerdo a las valuaciones pertinentes y de confirmidad con las NIF.

2.- El soporte deocumenal de todas las transacciones es entrgado a Contador General para su revisión, sin embargo, es responsabilidad de cada módulo colocar con limpieza y orden la documentación en las carpetas/folders correspondientes para poder cotejar la información con las pólizas del sistema.

3.- El Contador General debe una vez al mes resguardar la información en el área asignada por la administración para la adecuada presentación a los usuarios que la requieran. La Dirección podrá requerir en cualquier momento la información de las pólizas contables.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa revisa de manera mensual el correcto resguardo de la documentación contable y debe realizar de manera aleatoria el cotejo de la información impresa con el sistema Back Office.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx