POLÍTICA DE PROGRAMACIÓN Y APLICACIÓN DE PAGOS
Política:
1.- La administración revisa y autoriza la programación de pagos de manera formal y esta es autorizada previo pago por la dirección, todas las facturas programadas para pago se encuentran debidamente registradas en el sistema; todos los pagos realizados se encuentran aplicados y autorizados en el sistema por parte de la administración. El contador general revisa de manera mensual que todos los pagos realizados se encuentran registrado en el sistema back office y en el estado de cuenta.
Reglas Generales:
1.- La programación de pagos se elabora de manera semanal, dividiendose en pagos cortos y largos. Los pagos cortos se refieren a proveedores que otorgan un crédito de 1 semana y los pagos largos se refieren a proveedores que otorgan crédito de 15 días o más.
2.- La programación de pagos está a cargo de Cuentas por Pagar y es autorizada por Dirección.
3.- La aplicación de los pagos realizados en el sistema está a cargo de Cuentas por Pagar. Para que se aplique el pago en el sistema debe entregarse a Cuentas por Pagar la Transferencia Bancaria con su respectivo soporte documental.
Procedimiento:
A. El procedimiento para elaborar la programación de pagos es: Ingresar al sistema Back y descargar todas las Facturas pendientes de pago, se envían las facturas de la cartera de proveedores a Dirección y se da la indicación del pago. La selección se hace por parte de la Dirección.
B. El procedimiento de aplicación de pagos en el sistema es el siguiente:
1. Tesorería entrega las Transferencias Bancarias o Cheques pagados a Cuentas por Pagar.
2. CXP verifica que la transferencia o cheque cuenta con la documentación soporte del pago realizado.
3. CXP aplica el pago correspondiente en el sistema Back Office, generando la póliza de aplicación de pagos.
4. Contabilidad acepta la póliza de aplicación de pagos en el módulo de Contabilidad revisando que se encuentra debidamente registrado.
Procedimiento y Reportes de Auditoría:
1.- Auditoría Externa verifica de manera mensual que los pagos realizados y aplicados en el sistema cuentan con la documentación previamente descrita en esta política y que se encuentran debidamente registrados en el sistema Back Office.
Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx