POLÍTICA DE FOLIO MAESTRO (INCLUYE EVENTOS)

Política:

1.- El objetivo es revisar que los Folios Maestros son aperturados con las autorizaciones adecuadas, se encuentran soportados con la documentación correspondiente y se concluyen de manera oportuna y debidamente cobrados de acuerdo con lo requerido por los departamentos involucrados.

Reglas Generales:

1.- Las personas que pueden autorizar la creación de Folios Maestros son el Gerente Operativo y el Contador General/Contraloría. Esta autorización debe estar por escrito mediante el "Formato de solicitud de Folio Maestro" (anexo 9).

2.- La documentación comprobatoría para la apertura de los Folios Maestros es la siguiente: "Formato de solicitud de Folio Maestro" (anexo 9), Tarjeta de Registro pendiente de cobro, Eventos y Banquetes pendientes de cobro y saldos a favor.

3.- Los Folios Maestros deben cerrarse en el sistema a mas tardar el último día del mes en el que fueron generados contra la cuenta de Reembolsos en Pasivo. Se debe generar al cierre de mes un reporte de Folios Maestros pendientes de cerrar y entregar a Auditoría de Ingresos para validar y dar el seguimiento correpsondiente.

4.- Todos los Folios Maestros deben estar registrados en la Bitácora de Recepción, se debe anotar el motivo, quien autoriza y fecha.

Procedimiento:

1.- Para crear un Folio Maestro el recepcionista debe tener el "Formato de solicitud de Folio Maestro" (anexo 9) debidamente firmado por el Gerente Operativo y el Contador General/Contraloría.

2.- Al generar un Folio Maestro debe anotarse en la Bitácora de Recepción. Debe firmarse por la persona que lo apertura, así como registrar el colaborador que lo autoriza y el motivo por el cual se genera.

3.- Recepción hará una Revisión Diaria de los Folios Maestros para verificar porqué están generados y verificar que no tengan mas días abiertos de los permitidos.

4.- Durante el Cierre de Mes recepción debe generar el Reporte de Folios Maestros pendientes de cerrar para entregar a Contabilidad un reporte con las observaciones pertinentes.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Revisión Mensual de Folios Maestros No Cerrados por parte de Auditoría de Ingresos.

2.- Auditoría Externa debe revisar de manera mensual que los Reportes de Folios Maestros son debidamente generados, revisados y autorizados por los encargados correspondientes de Ingresos y Contabilidad.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx