POLITICA DE RESERVACIONES

Política:

1.- Todas las reservaciones del hotel obtenidas por los diferentes medios son debidamente registradas en el Sistema de Reservaciones de manera oportuna, registrando todos los datos necesarios para su identificación así como la asignación adecuada de la Tarifa correspondiente.

Reglas Generales:

1.- Realizar la modificación de tarifa en PMS de acuerdo a la tarifa cobrada por cada OTA y Página WEB. Esto se realiza de acuerdo a porcentaje de comisión cobrado por cada OTA. Esta modificación es para evitar ajustar la reserva en la noche.

2.- Imprimir soporte de TravelClick para recepción de las reservas hechas a través de OTA.

3.- Realizar cobros extras de acuerdo a la lista de precios (Anexo 7).

4.- El Número de Reservación se genera en PMS. El Número de Confirmación unicamente aplica para OTA.

5.- Canales de reservación: en el caso de agencias es por correo o llamada, en el caso de OTA es vía WEB automatizada (Travelclick), en el caso de reservaciones particulares puede ser por Whatsapp, Teléfono, Correo y Redes Sociales (IG-FB-TT). En el caso de Walk-in se crea la reserva en el momento.

6.- El responsable de Reservaciones se encarga de hacer la conciliación entre Travelclick y PMS de las reservaciones. En ese caso de que falte agregar alguna o esten mal los datos asentados se modificara manualmente el ingreso.

7.- El personal del hotel no puede entrar a editar las reservaciones realizadas por los huéspedes.

Procedimiento:

1.- Al recibir una Reservación de cualquiera de los diferentes medios se debe revisar que se encuentra debidamente registrada en el sistema PMS. Para realizar este procedimiento el responsable de Reservaciones debe contar con los accesos y permisos necesarios para consultar en Travelclick, Correo, Teléfono y los permisos adecuados en el sistema PMS para elaborar ajustes de tarifas de acuerdo con los acuerdos pactados o las diversas tarifas contratadas.

2.- Realizar la conciliación de Reservaciones de las diversas plataformas (Booking, Expedia, Tripadvisor) contra las generadas en Travelclick (Amadeus). Para realizar este procedimiento el responsable de Reservaciones debe contar con los accesos correspondientes en cada una de las plataformas.

3.- El responsable de Reservaciones debe generar el Reporte de Llegadas. Para realizar el reporte se necesita consultar el Reporte de Llegadas de PMS y adjuntar la documentación soporte de cada llegada. Se debe entregar el soporte de cada una de las reservaciones. Como parte del soporte debe adjuntarse la Forma de Pago de la reservación.

4.- Las Formas de Pago pueden ser: Deposito por Reservación, Transferencia Bancaria, Efectivo, Tarjeta de Débito, Tarjeta de Crédito (MC/VA)

5.- El responsable de Reservaciones debe elaborar el Estado de Cuenta de las llegadas de las agencias. Para tal efecto, se llenara el "Formato de Estado de Cuenta de la Agencia" (anexo 8)

6.- En el caso de revervaciones a través de OTAs el cobro se debe realizar a las 10:00 a.m. antes de que llegue el huésped para garantizar el cobro.

7.- Depositos por Reservaciones y Transferencias. El Auditor de Ingresos debe cerciorarse que los depósitos aplicados en PMS están debidamente en el Estado de Cuenta. En el caso de no contar al momento con el estado de cuenta debe consultar en la página de BANXICO la transacción para verificar su estatus. Cuando la reserva cuente con un depósito realizado y no se haya verificado en el estado de cuenta esta debe garantizarse a través de otro medio (ej. Check in de tarjeta, efectivo).

8.- Las cotizaciones solicitadas por clientes deben enviarse a mas tardar dentro de las siguientes 24 hrs.

9.- El responsable de Reservaciones debe elaborar la Conciliación Mensual de Reservaciones de las OTAs y entregar a Contabilidad (inluye Booking, Expedia)

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Revisar la Conciliación Mensual de Reservaciones de OTAs y Agencias. Este procedimiento lo debe elaborar el Auditor de Ingresos y entregar al Contador General para su autorización.

2.- Auditoría Externa debe validar que se encuentra debidamente generado y autorizado el Reporte de Conciliación Mensual de Rservaciones, incluyendo los reportes generados por las diversas OTAs.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx