POLÍTICA DE EVENTOS Y BANQUETES
Política:
Todos los eventos del hotel se documentan apropiadamente siguiendo los lineamientos de esta política y todos los colaboradores del hotel vigilan el adecuado cumplimiento de la política para su correcta ejecución.
Reglas Generales:
1.- Se llena una Cotización formal por escrito que es enviado al cliente que solicita información, colocando todos los requerimientos especiales del cliente y todo lo que el hotel proveera como parte del servicio.
2.- Se llena adecuadamente el Contrato de Eventos y Banquetes que es firmado de manera bilateral por el cliente y el hotel a través de su representante legal.
3.- En las cláusulas del contrato se estipulan todas las condiciones particulares en cuanto al pago, condiciones del servicio y el detalle de los servicios incluidos. Al momento de la firma del contrato se deberá pagar el 50% del monto total cotizado. El pago del saldo del evento a largo plazo se deberá realizar 8 días antes del evento, en caso de requerir un pago de manera diferente, deberá autorizarse por la dirección.
4.- En el caso de tratar con el cliente de manera virtual, se debe dejar constancia de todos los elementos descritos como condiciones del servicio, requerimientos especiales, servicios incluidos y el precio de cada uno a través de correo electrónico, enterando al Auditor de Ingresos, Contador General y a la Dirección.
5.- Todos lo Eventos y Banquetes del hotel cuentan con un Contrato en el cual se describe detalladamente los servicios que se van a prestar.
6.- Es responsabilidad del encargado de eventos revisar que todos los eventos y banquetes cuentas con un Contrato y la documentación pertinente requerida y es responsabilidad del Auditor de Ingresos revisar el soporte documental de los Eventos y Banquetes del hotel.
7.- Los precios de los productos y servicios de los banquetes son enterados al responsable de Banqutes por parte del encargado de Alimentos y Bebidas, Dirección General y Reservaciones de manera formal y por escrito.
8.- Para llevar a cabo un evento a largo plazo, se deberá concluir el proceso de formalización con un mes de anticipación (autorización de la cotización por parte del cliente). En el caso de eventos que se requieran durante el mes, deberán ser contratados y pagados 3 días antes del evento para enterar a las diferentes áreas involucradas y hacer los preparativos correspondientes, salvo las autorizaciones correspondientes de la dirección.
9.- Carpeta de Eventos. Cada carpeta de eventos cuenta con la siguiente documentación que debe ser revisada e integrada por el Auditor de Ingresos: Cheques de Consumo firmados por el cliente, Rooming List (Lista de habitaciones por nombre y número), Cotización Formal, Contrato Firmado por el Cliente, Transferencias y Pagos realizados (Formas de pago), Integración de Extras y Addendas.
10.- El encargado de Eventos deberá brindar la información de los instructivos a todos los Líderes de área, incluyendo, todos los lideres de administración, Front Office, Almacén, Alimentos y Bebidas, Mantenimiento, Lavandería, Ama de Llaves, al menos con 3 días de anticipación para eventos a corto plazo y 8 días para eventos a largo plazo para poder efectuar las compras, procedimientos, intercomunicación, de manera adecuada.
11.- VIPs (tratamiento interdepartamental): En el caso de clientes VIP, se deberá brindar información de un posible evento a las áreas para comenzar a preparar las cotizaciones, programar proveedores de servicios, entre otros. Unicamente se deben generar los pagos a proveedores cuando ya se encuentra confirmado el evento.
12.- Cuando el encargado de Eventos ya cuente con información de una cotización se debe elaborar un Pre-Instructivo desde el momento de la cotización (15 días antes de los eventos a largo plazo y 5 días antes para eventos a corto plazo) únicamente para cotizar con proveedores y realizar las gestiones necesarias para revisar disponibilidad de insumos sin realizar las compras.
Procedimiento:
A. Cotización y formalización del Evento.
1.- El cliente que contacta al área de Banquetes y Eventos por cualquier canal de contacto para solicitar una cotización debe ser atendido a la brevedad. El responsable de Eventos y Banquetes debe brindar inmediatamente toda la información requerida por el cliente.
2.- Al conocer todos los requerimientos del cliente y solicitando un medio de contacto, el encargado de Banquetes y Eventos tiene la responsabilidad de enviar la cotización formal al cliente por los servicios solicitados, misma que no podrá demorar mas de 5 días. Dirección General es responsable de autorizar las cotizaciones antes de ser enviadas al cliente.
B. Contrato de Eventos y Banquetes.
1.- Se lleva a cabo la firma del Contrato de Banquetes en el cual deben estar estipulados los siguientes requerimientos mínimos: Fecha del evento, Nombre del cliente (Razón social en su caso), Tipo de evento, Tipo de salón, Número de Personas, Número de Habitaciones, Mobiliario Requerido, Alimentos y Bebidas, Decoración requerida, Horarios de los servicios, Otros Aspectos Adicionales.
2.- El Contrato debe contener los siguientes datos importantes: Fechas de pago, Formas de pago, Garantías, Condiciones del servicio del hotel, Políticas de Cancelación, Políticas de Bloqueo de Salón, Responsabilidades del Coordinador del Evento, Otros Aspectos Operativos.
3.- No se podrán disminuir los importes establecidos en el Contrato de Eventos, cualquier disminución debe estar solicitada por escrito por parte del cliente y autorizada por la Dirección del hotel.
4.- Se dejará por parte del cliente un Boucher con tarjeta de crédito abierto para gastos adicionales, el cual se tomará como garantía por cualquier baja y/o imprevisto que genere en su estancia.
5.- Todas las habitaciones y cualquier otro espacio que haya sido reservado están sujeto a la inhabilidad del hotel en proporcionar las mismas como resultado de actos de Dios, del gobierno u otras autoridades; guerras, hostilidades civiles, disturbios, huelgas, epidemias, cuarentenas, retrasos en construcción, terminación o rehabilitación del hotel, como resultado de cualquier causa fuera del control del hotel.
C. Reunión Pre-Evento.
1.- Dos días antes del evento el encargado de Eventos y Banquetes convoca a reunión a todos los involucrados para revisar el seguimiento de los puntos a coordinar.
D. El encargado de Eventos y Banquetes estará presente en los eventos para coordinar y en su caso resolver las circunstancias y temas especiales que se lleven a cabo. Al finalizar el evento debe solicitar al cliente el llenado de la encuenta de satisfacción.
Procedimiento y Reportes de Auditoría:
1.- El Auditor de Ingresos se asegura que todos los eventos y banquetes del hotel cuentan con la información soporte requerida.
2.- Auditoría Externa revisa las carpetas de los eventos realizados durante el mes vigilando que cuentan con toda la documentación soporte integrada por el área correspondiente y revisada por el Auditor de Ingresos.
Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx