PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA NOCTURNA

Política:

1.- El objetivo del proceso de Auditoría Nocturna es cerrar las operaciones del día en el sistema, habiendo cuadrado todos los folios por aplicar y dejando en las evidencias pertinentes la documentación soporte de las transacciones realizadas durante el día.

Reglas Generales:

1.- El auditor Nocturno verifica que no existen transacciones pendientes en las terminales bancarias.

2.- Se debe de validar la firma de los arqueos propios de recepcion, arqueo de efec, arqueo de llaves, arqueo de toallas .

3.- Se elabora el Reporte de Cierres de Lote detallado para la administración diariamente.

4.- Todos los CFDIs globales a público general son elaborados diariamente de centros de consumo.

5- La Auditoría Nocturna comienza a las 12:00 a.m.

Procedimiento:

1.- Revisión de las terminales bancarias. Se revisa que no existan cortes pendientes (que se encuentren sin saldos por aplicar), en el caso de no contar con los cierres de lote se elabora el mismo.

2.- Revisión de Rportes de Restaurant y Recepción. Los Reportes se llaman: Revisión de Comisiones POS, Formas de Pago y Revisión de Totales. Se cotejan los reportes impresos con el sistema. Se hace el cotejo del cierre de lote con el Reporte de Forma de Pago y se revisa que cuadren los importes. Se revisa que se cuenta con todos los cheques que se encuentran en el Reporte Comisiones POS (se coteja cada cheque con el reporte).

3.- Captura de los Cierres de Lote en Excel. Se realiza el vaciado de los cierres de lote en excel detallando cada transacción. Este proceso se realiza con todos los cierres de lote por cada centro de consumo.

4.- Elaboración de Facturas Globales de centros de consumo.

5.- Se hace el acomodo de Tarjetas de Registro por numero de habitación y se elabora el cargo por renta en el sistema PMS. Se verifica que cada habitación cuente con Forma de Pago, Tarjeta de Registro firmada, Cheques de cargos habitación, Garantía, Identificación del cliente y Cupón de Desayuno. Se elabora el cotejo de la información con el sistema.

6.- De la revisión documental se deben anotar las dicrepancias en el Reporte de Auditoría.

7.- Imprimir los Reportes de Auditoría para revisión. Se verifica que el Saldo de Folios no tiene saldo. Se revisa que todos los cargos con tarjeta estén completos de acuerdo al cierre de lote en el reporte Revisión de Transacciones. Se mandan por correo electrónico a la dirección, al Auditor de Ingresos y todos los usuarios de la información.

8.- Elaborar Proceso de Cambio de Fecha. En la opción Cambio de Fecha del sistema POS se hace el cierre del día y se corren los procesos para concluir las transacciones.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- De manera mensual, Auditoría Externa revisa que se encuentran soportadas y documentadas de manera aleatoria las Auditorías. Así mismo, de manera selectiva acompaña al Auditor Nocturno al cierre de auditoría para su revisión.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx