POLITICA DE COMUNICACIÓN INTERDEPARTAMENTAL
1.- Objetivo
Todos los colaboradores del hotel se comunican de manera eficiente, de acuerdo esta política brindando la información en tiempo y forma, de manera oportuna, con información veráz, suficiente y competente, que permita llevar a cabo las funciones de todos los departamentos. Para esto, todos los departamentos conocen las Políticas y Procedimientos del hotel, estableciendo los momentos en los cuales tienen una interacción.
2.- Comunicación Interdepartamental.
Cuando exista información que posee un colaborador que afecte o pueda influir en las funciones de otros colaboradores o departamentos, es su obligación informar de manera pertinente acerca de esta información en primera instancia a su jefe inmediato, para que este realice las confirmaciones pertinentes acerca de la misma y comunicar a los otros líderes, identificando las afectaciones que pudiera tener y tomando las medidas pertinentes para evitar cualquier problema.
Es prioridad para el hotel que todos los departamentos participen activamente en el cumplimiento de esta Política. Para brindar la información pertinente a todos los involucrados de todas las áreas y esto mejore la calidad en el servicio.
Para efectos de aplicar la comunicación interdepartamental se deberá seguir la Matriz de Autorizaciones determinada en las Políticas y Procedimientos del hotel con la finalidad de dar a conocer todos los datos a los colaboradores. Se deberá considerar toda la información de interés.
3.- Información de interés por compartir.
La información de interés por compartir es la siguiente:
1.- Casos fortuitos o de fuerza mayor que afecten la operación, como pueden ser huracanes, ciclones, inundaciones, terremotos, entre otros.
2.- Situaciones especiales con escacez de productos, cualquier tema especial con proveedores, cualquier situación que afecte a los inventarios, alza en precios, altos costes de embarque o reparto, entre otros.
3.- Cualquier cambio o modificación en precios, proveedores, productos. Cualquier requerimiento que se tenga de la dirección con respecto a este punto deberá informarse a todos los departamentos.
4.- Cualquier modificación a las Políticas y Procedimientos autorizados.
5.- Cualquier información relacionada con tarifas, ventas, ocupación, promociones, cortesías, clientes, colaboradores, proveedores, deberá cumplir con los requerimientos de la Política de Protección de Datos Personales. Esta información deberá darse a conocer a todos los líderes de área.
4.- Información compartida por los lideres.
Todos los líderes son responsables de dar a conocer a los colaboradores que tienen a su cargo toda la información pertinente para el adecuado cumplimiento de sus funciones, para conocer las políticas y procedimientos, para compartir adecuadamente la información interdepartamental y en general para cumplir con una entrega de información suficiente para la adecuada prestación de servicio de calidad del hotel.
5.- Información del colaborador con su lider.
Todos los colaboradores son responsables de compartir con sus líderes toda la información que pudiera afectar la operación y el servicio del hotel. Los colaboradores reportan adecuadamente la información enterando a su lider de la manera en que esa información les fue entregada.
Es responsabilidad de los colaboradores hacer llegar a los líderes sus dudas en cuanto a la aplicación de las PyP y en general al cumplimiento de sus funciones. Al colaborador que no reporte esta situación se le hará responsable de las situaciones derivadas de esta falta de información.
6.- Información oportuna.
La información interdepartamental deberá generarse en tiempo que permita tomar las decisiones partinentes previendo cualquier situación que se pudiera derivar de la misma.
7.- Información veraz
La información proporcionada cuenta con el sustento adecuado. Queda prohibido hacer llegar información sin sustento. No deberán tomarse decisiones sin información veraz.
8.- Información suficiente y competente
La información que se haga llegar a los colaboradores y que se comparta entre departamentos debe hacerse llegar de tal manera que ayude a la función del colaborador y al cumplimiento de las PyP. Deberá entregarse suficiente información que permita establecer un mecanismo adecuado para la toma de decisiones. La información que involucre un cambio en la operación derivada de una situación especial, deberá enterarse a todos los departamentos involucrados, en caso de tener dudas de cuales son los departamentos involucrados se deberá preguntar a su jefe inmediato para saber a quienes debe compartirse la información.
9.- Metodología de comunicación interdepartamental.
Todos los colaboradores podrán promover la realización de juntas para brindar información a los involucrados, con la finalidad de hacer llegar toda la información a las áreas involucradas.
Los colaboradores podrán utilizar los siguientes métodos de comunicación: Correo electrónico, Whatsapp, Llamada telefónica. En el caso de llamadas telefónicas se deberá enviar un correo electrónico con la información de las decisiones tomadas a todos los colaboradores involucrados.
En el caso de comunicarse vía Whatsapp y derivado de este procedimiento se lleve a cabo una autorización, se deberá imprimir el Screen Shot de la platica y adjuntar como evidencia.
Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx