INTRODUCCION

El hotel Chan-Kah Resort and Village es un hotel ubicado en Palenque, Chiapas, en la zona turística mas importante de la ciudad, cerca de la Zona Arqueológica de Palenque y hoteles vecinos.

Al realizar sus operaciones y aumentarlas surge la necesidad de elaborar de manera formal las Políticas y Procedimientos de las áreas administrativas que se onvolucran en la obtención de las cifras financieras del hotel.

El presente Manual de Políticas y Procedimientos tiene como finalidad establecer los mecanismos detallados para cerciorarnos de que las cifras financieras contenidas en los diferentes reportes del hotel se encuentran debidamente respaldadas, analizadas, autorizadas y supervisadas para aumentar la confianza en la interpretación y análisis de las mismas, siendo una herramienta importante para la toma de decisiones a la Dirección del hotel, así como permitiendo estructurar y organizar de manera sistematica para todos los departamentos del hotel la obtención de las mismas.

En primera instancia tocamos las políticas del área de Sistemas, confirmando a través de las políticas de acceso a sistemas y validación de permisos que unicamente el personal autorizado es el que tiene posibilidad de hacer modificaciones. De igual manera se establecen los mecanismos de control y reglas generales para hacer los cambios pertinentes requeridos en cuanto a los accesos, facilitando el procedimiento de autorización y validación para el encargado del área. A su vez se establecen los mecanismos para poder llevar a cabo la revisión por parte de Auditoría para validad que los permisos son oportunos y se están siguiendo los lineamientos dictados por la dirección.

Posteriormente se revisan y validan las políticas y procedimientos del área de Front Desk que tienen una injerencia significatica en la obtención de las cifras para el adecuado monitoreo y aplicación de sus responsabilidades, sobre todo en cuanto al sistema PMS, ya que de esta manera se obtienen los reportes que la administración utiliza para supervisar la operación del hotel, validad las cifras contenidas en el rubro de ingresos y cerciorarse que todas las formas de pago son debidamente conciliadas y revisadas.

Se lleva a cabo la indicación de como debe realizarse el procedimiento de Auditoría Nocturna y la integración de la documentación que respalda las trancacciones, transoformaciones internas y otros eventos del hotel para ser revisada y analizada por la administración de manera oportuna, organizada y de acuerdo a los lineamientos fiscales y legales. Se revisa el cumpimiento de las normas de información financiera en cuanto al reconocimiento de las transacciones financieras para su correcto registro.

Las políticas de ingresos nos señalan el mecanismo de supervisión, análisis y respaldo de los ingresos obtenidos por las diversas áreas, centrandose en la responsabilidad del Auditor de Ingresos en la generación de la información, su adecuada supervisión, conciliación y reporteo a la dirección y administración del hotel. De igual manera se establecen mecanismos adecuados para la cancelación, devoluciones, revisión de formas de pago y el control de la información de los ingresos del hotel.

De igual manera se enlistan los lineamientos requeridos para el adecuado control, monitoreo y supervisión de las cuentas por cobrar, así su correcta autorización antes de ser generadas. Se establece un mecanismo que permita que la dirección del hotel conozca cuales son las cuentas por cobrar relevantes y su adecuada integración y conciliación.

Posteriormente se enlistan las políticas de Tesorería y Cuentas por Pagar que establecen el protocolo adecuado para la autorización de los pagos que realiza el hotel, desde la recepción de los diversos servicios, sus cotizaciones, el correcto registro contable de las facturas, la aplicación y validación de los pagos por parte de la Tesorería del hotel, así como cu adecuada aplicación en el sistema y las conciliaciones pertinentes para validad los mismos a través del contador general.

Como parte del trabajo requerido se realiza un cambio en la estructura del almacén estableciendo las políticas de control y organizando la interacción del almacén con las diferentes áreas del hotel. En este cambio se establecen los protocolos para el adecuado registro de las facturas, altas en el almacén, su orden y organización física, el conteo mensual físico y su cotejo con el sistema, los mecanismos de investigación y ajuste de las cifras del almacén y el procedimiento para llevar a cabo el reporteo a la administración de las operaciones llevadas a cabo en dicha área.

Se desarrolla de igual manera el procedimiento de control y protocolos que debe llevar a cabo el área de contabilidad para establecer los mecanismos de supervisión y autorización de las afectaciones de los diferentes módulos a la contabilidad, colocando los medios que utilizará el responsable del área para validar que las trancacciones son correctamente registradas, autorizadas y auditadas. Se establece de igual manera los tiempos de entrega de la información, los reportes pertinentes a la dirección y el adecuado mecanismo de análisis de la información con su interpretación para la dirección.

Finalmente se enlistan los procedimientos para el adecuado monitereo, control y pago de la nómina, así como el protocolo para el adecuado registro en contabilidad por parte del parea contable. Se enlistan los lineamientos y procedimientos para el reclutamiento, la selección, la contratación y alta de los colaboradores cumpliendo con los requisitos fiscales y laborales pertinentes.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx