Procedimiento Para el Control de Inventario y Mercancía
MTTO-001
Fecha de autorización: _______________
Objetivo:
Establecer la cantidad de inventario máximo y mínimo de cada producto y material en las áreas de Mantenimiento
Alcance:
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Mantenimiento
Responsabilidades:
Es responsabilidad de la Dirección:
- Acordar y aprobar las cantidades máximas y mínimas de inventario de productos y materiales propuestos por el Gerente de Mantenimiento
Es responsabilidad del Gerente de Mantenimiento:
- Capacitar al personal del área de Mantenimiento en el Procedimiento para que lo puedan aplicar en las áreas.
- Establecer las cantidades máximas y mínimas de inventario de suministros y materiales.
- Revisar el inventario de herramientas para verificar que se encuentren completas y en buen estado.
- Presentar la propuesta de las cantidades máximas y mínimas de inventario de suministros y materiales de las áreas de Mantenimiento a la Dirección para su acuerdo y aprobación.
- Comunicar a los colaboradores el inventario de máximos y mínimos de las áreas de Mantenimiento autorizados por la Dirección.
- Todos los materiales deberán cumplir con el stock establecido para poder realizar las actividades del departamento.
- Realizar una depuración cada 6 meses en el almacén de mantenimiento.
Es responsabilidad del Personal de Mantenimiento:
- Reportar al Gerente de Mantenimiento cuando el inventario de algún producto o material llega al inventario mínimo.
- Verificar que los inventarios no se encuentren sin poder utilizarse, obsoletos o en su caso dañados. En caso de estar dañados o sin poder utilizarse, dar aviso al Gerente de Mantenimiento para tomar las acciones pertinentes.
- Hacer uso adecuado de todos los recursos del departamento, incluyendo suministros, materiales, herramientas entre otros.
- Dar a conocer al Gerente de Mantenimiento las herramientas, materiales y suministros con incidencias, faltantes, requeridos por la operación, o en general que se requieran por motivo de trabajo.
Definiciones:
- Inventario de mercancía del área de Mantenimiento: incluye herramientas, materiales eléctricos, materiales pluviales y en general hidrosanitarios, material utilizado para realizar todo tipo de instalaciones, material de limpieza e higiene para las actividades del departamento, suministros para realizar reparaciones y brindar mantenimiento a todas las áreas del hotel, entre otros.
Procedimiento:
| # | Quién | Paso |
|---|---|---|
| 1 | Determinación del Stock Máximo y Mínimo de las áreas. | |
| 1.1 | Gerente de Mantenimiento | Elaborar el documento determinando los insumos y cantidades que deberán estar en el inventario. |
| 1.2 | Gerente de Mantenimiento y Dirección | De manera conjunta deberán revisar el documento y establecer para cada producto y material el inventario máximo y mínimo. |
| 1.3 | Gerente de Mantenimiento | Dar a conocer a la Dirección los documentos con los máximos y mínimos para su autorización |
| 1.4 | Dirección y Gerente de Mantenimiento | Acordar y aprobar los niveles de inventarios de máximos y mínimos de los productos y materiales del área de Mantenimiento |
| 2 | Implementación de Inventario de Máximos y Mínimos | |
| 2.1 | Gerente de Mantenimiento | Comunica a los responsables de área las cantidades acordadas y autorizadas del inventario de máximos y mínimos y les entrega una copia del documento firmado. |
| 2.2 | Todos los colaboradores de Mtto | Los colaboradores del departamento colocan los insumos en los lugares correspondientes. |
| 2.3 | Gerente de Mantenimiento | El Gerente de Mantenimiento revisa que los inventarios se encuentran de acuerdo a lo indicado en el documento autorizado. |
| 2.4 | Todos los colaboradores de Mto | El responsable en turno de cada área debe mantener su inventario en óptimas condiciones. |
| 2.5 | Todos los colaboradores | Si se detecta que hace falta algún producto o material, debe investigar el motivo y tomar las acciones pertinentes. |
| 3 | Variaciones por temporadas | |
| 3.1 | Gerente de Mantenimiento y Dirección | En el caso de requerir un aumento o disminución en el inventario a causa de las temporadas, de acuerdo con el análisis de los porcentajes de ocupación y cualquier estimación realizada por Gerencia de Mantenimiento en conjunto con la Dirección, se deberá aplicar el procedimiento en todos sus pasos. |
| 3.2 | Gerente de Mantenimiento | Cancela el documento anterior y lo sustituye por el último documento autorizado de cada área a su cargo. |
| 3.3 | Gerente de Mantenimiento | Archiva el documento cancelado en un expediente histórico. |
Control de Cambios:
| Revisión | Fecha | Nombre | Descripción del Cambio | Versión |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Junio 2024 | Elaboración | Primera |
Fuente: MTTO-001 Procedimiento para el Control de Inventario y Mercancía.docx