Procedimiento Para la Supervisión de Actividades

Fecha de autorización: _______________

Objetivo:

Establecer el procedimiento que permita a la Dirección asegurar que se cumplen adecuadamente las actividades llevadas a cabo por el área de mantenimiento y se reportan de manera ordenada y sistematizada.

Alcance:

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Mantenimiento

Responsabilidades:

Es responsabilidad de la Dirección:

• Promover la capacitación del personal de mantenimiento para el cumplimiento de las actividades contenidas en esta política.
• Brindar las herramientas requeridas para la ejecución de las actividades contenidas en esta política.
• Asesorar y brindar indicaciones pertinentes al Gerente de Mantenimiento para la ejecución de sus funciones.
• Hacer llegar las necesidades de información y los reportes requeridos, así como dar a conocer la forma y fondo de los mismos, incluyendo fechas de entrega, medio y otros.

Es responsabilidad del Gerente de Mantenimiento:

• Asegurar el adecuado llenado de los informes contenidos en esta política.
• Dar a conocer a la dirección las necesidades del departamento a su cargo
• Capacitar al personal en el llenado de reportes, bitácoras, entre otros que permitan obtener de manera adecuada la información.
• Elaborar el Cronograma de Actividades del Departamento (actividades preventivas y de seguimiento) y darlo a conocer a los colaboradores a su cargo.
• Dar seguimiento al cumplimiento del Cronograma de Actividades, dando a conocer dicho seguimiento a la Dirección.
• Participar en la elaboración del Plan Anual de Mantenimiento, Presupuesto Anual de Mantenimiento, así como vigilar el llenado de la Bitácora Diaria de Mantenimiento.
• Coordinar los esfuerzos del departamento de mantenimiento para el logro de sus objetivos, en conjunto con el equipo.
• Reportar a la dirección de manera formal cualquier incidente detectado en su área o con los colaboradores a su cargo.
• Determinar las actividades que realizará el departamento a su cargo para la adecuada segregación de funciones, así como la asignación de tareas a los colaboradores del equipo.
• Elaborar el Rol de Asistencia del departamento de mantenimiento.

Es responsabilidad del Personal de Mantenimiento:

• Conocer y aplicar toda la información contenida en los diferentes Reportes y Herramientas administrativas de seguimiento elaboradas por el gerente, así como vigilar su adecuado cumplimiento.
• Participar en las tareas encomendadas de una manera proactiva, promoviendo el adecuado llenado de informes, bitácoras y reportes.
• Conocer los objetivos del departamento.
• Colaborar con la implementación de las actividades administrativas y operativas del departamento.
• Acatar las instrucciones de trabajo determinadas por el Gerente de Mantenimiento que se darán a conocer en los Cronogramas de Actividades, Planes de Trabajo y demás documentación.
• Capacitarse adecuadamente para el cumplimiento de sus actividades.

Definiciones:

• Cronograma de Actividades: Es el documento oficial autorizado por la dirección que contiene las actividades y los tiempos en los cuales deberán realizarse, siendo una guía de acción de las actividades de mantenimiento. El Cronograma tiene como objetivo promover la eficiencia de los recursos del área, así como programar las actividades preventivas que permitan organizar y dirigir de una manera controlada al departamento.

Procedimiento:

Anexo 1: Cronograma de Actividades de Mantenimiento.

Control de Cambios:

Fuente: MTTO-005 Procedimientos para la Supervisión de Actividades.docx