Procedimiento para el registro de incidentes y actividades en la Bitácora de Mantenimiento

Fecha de autorización: _______________

Objetivo:

Establecer el procedimiento para el registro, revisión y seguimiento de las tareas contenidas en la Bitácora de Mantenimiento.

Alcance:

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para el personal de las áreas de Mantenimiento

Responsabilidades:

Es responsabilidad de la Dirección:

• Brindar las herramientas necesarias al personal de Mantenimiento para poder hacer el llenado adecuado, en tiempo y forma de la Bitácora de Mantenimiento
• Hacer saber al Gerente de Mantenimiento cómo debe llevar el seguimiento de las tareas e incidentes reportados en la Bitácora, y la debida incorporación en los Cronogramas de Actividades y Plan de Trabajo.
• Dar seguimiento al cumplimiento de pendientes contenidos en la Bitácora en conjunto con el Gerente de Mantenimiento.

Es responsabilidad del Gerente de Mantenimiento:

• Capacitar al personal del área de Mantenimiento en el Procedimiento de la Bitácora para que lo puedan aplicar en las áreas.
• Establecer el Plan de Trabajo para dar seguimiento oportuno a las tareas.
• Dar seguimiento a lo indicado en la bitácora de mantenimiento en cuanto a los incidentes y mantenimiento correctivo, así como establecer con el resto del personal a los responsables de dar el seguimiento de manera operativa.
• Promover entre los departamentos una cultura de cuidado hacia las instalaciones del hotel.
• Verificar el adecuado llenado de la Bitácora de Mantenimiento, así como anotar en ella las incidencias, situaciones especiales y demás pendientes de actividades.
• Dar seguimiento a todas las actividades, pendientes y demás en cuanto a su resolución independientemente de que colaborador haya realizado la anotación.

Es responsabilidad del Personal de Mantenimiento:

• Capacitarse en el adecuado llenado de la Bitácora de Mantenimiento
• Reportar todos los incidentes, actividades y demás que sean pertinentes de acuerdo a las indicaciones de la Dirección y el Gerente de Mantenimiento y anotarlos en la Bitácora de Mantenimiento.
• Dar seguimiento a la resolución de incidentes, actividades y demás en conjunto con el Gerente de Mantenimiento para su conclusión adecuada.
• Hacer saber sus dudas al Gerente de Mantenimiento, así como buscar su adecuada resolución.

Definiciones:

• Bitácora de Mantenimiento: Es el documento (impreso o digital) que contiene las actividades a desarrollar, incidentes, situaciones especiales o en general cualquier información relevante por reportar del departamento de mantenimiento, que es supervisada y revisada por el Gerente de Mantenimiento y a la cual, se le da el seguimiento oportuno para la resolución adecuada.
• Incidente: es cualquier actividad, situación especial, conflicto, problema interno o externo, avería, entre otros ocasionada por un cliente, colaborador, la naturaleza, o en general el paso del tiempo que requiera la atención del área de mantenimiento para su reparación, seguimiento o resolución.
• Actividad desarrollada: es cualquier actividad contemplada en las funciones de los colaboradores de mantenimiento y que se encuentra en el Cronograma de Actividades del departamento.

Procedimiento:

Anexo 1: Bitácora de Mantenimiento

Control de Cambios:

Fuente: MTTO-006 Procedimiento para elaborar la Bitácora de Mantenimiento.docx