POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE NOMINA Y OPERACIÓN

Política:

1.- OBJETIVO.- El jefe de recursos humanos administra y supervisa que la nomina del hotel se lleve de manera adecuada y bajo los estandares de operación.

2.- OBJETIVO.- El jefe de recursos humanos se asegura que el pago de la nómina, compensaciones y beneficios del personal sean de acuerdo a los tiempos establecidos por la empresa, conforme a las políticas de Recursos Humanos.

Reglas Generales:

2.- Alcance: Hotel Chan Kah.
3.- Aplicación: Quincenal
4.- Responsables: Jefe RH.

5.- El reporte de nómina deberá estar aprobado y firmado por la gerencia de contabilidad.

6.- El reporte de nómina deberá integrase con la siguiente información: CFDIS DE NOMINA, COMPROBANTE DE TRANSFERENCIAS DE NOMINA, COMPROBANTES DE VALES DE DESPENSA, REPORTE DE RELOJ CHECADOR Y LA DETERMINACIÓN DE LA NOMINA FISCAL.

7.- El departamento de nóminas deberá enviar los días de quincena a la gerencia de contabilidad el correspondiente reporte de nómina quincenal vía correo electrónico con la siguiente información: CFDIS DE NOMINA, COMPROBANTE DE TRANSFERENCIAS DE NOMINA, COMPROBANTES DE VALES DE DESPENSA, REPORTE DE RELOJ CHECADOR Y LA DETERMINACIÓN DE LA NOMINA FISCAL.

8.- El jefe de recursos humanos revisa que el impuesto sobre nomina, el impuesto sobre la renta retenido a los colaboradores, las cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones se encuentren enterados y/o pagados en tiempo y forma.

Procedimiento:

A. El jefe de recursos humanos para revisar que el impuesto sobre nomina, el impuesto sobre la renta retenido a los colaboradores, las cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones se encuentren enterados y/o pagados en tiempo y forma realiza lo siguiente:

1.- El departamento de nóminas deberá solicitar a los asesores externos vía correo electrónico con 3 días de anticipación la determinación del impuesto sobre nómina y el pago de las cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones que correspondan.

2.- Los asesores externos enviaran al departamento de nóminas y al departamento de tesorería la determinación del impuesto sobre nóminas y los documentos que se requieran para el pago cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones que correspondan, para que sean pagados por el departamento de tesorería.

3.- El departamento de nóminas deberá recabar la información del departamento de tesorería de los pagos que se realicen por concepto de impuesto sobre nómina, cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones que correspondan al periodo mensual y bimestral correspondiente.

4.- El reporte de pago de impuesto sobre nóminas, cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones se deberá integrar de la siguiente manera: el papel de trabajo con la determinación del impuesto sobre nomina del periodo correspondiente, el comprobante de pago del impuesto sobre nomina del periodo correspondiente, el resumen de liquidación del SUA del mes correspondiente, el formato para pago de cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones del periodo que corresponda, la cedula de determinación de cuotas del SUA del periodo correspondiente y el comprobante de pago correspondiente al periodo.

5.- El reporte de pago de impuesto sobre nóminas, cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones deberá ser elaborado por el departamento de nóminas y revisado por el gerente de contabilidad, debiendo tener ambas firmas.

B. El jefe de recursos humanos administra y supervisa que la nomina del hotel se lleve de manera adecuada y bajo los estandares de operación, asegurandose que el pago de la nómina, compensaciones y beneficios del personal sean de acuerdo a los tiempos establecidos por la empresa, conforme a las políticas de Recursos Humanos.

1.- Revisión de los reportes de asistencia de cada departamento del hotel en base al reloj checador.
2.- Captura de las incidencias del personal: núm. de días trabajados, incapacidades, tiempo extra, prima dominical, prima vacacional, días, festivos, descanso laborado préstamos internos, anticipos de nómina y horas de permiso durante la quincena de todo el personal y demás incidencias que se hayan presentado en el transcurso de la quincena.
3.- Contraloría debe dar su validación y supervisión por parte de la contraloría de la pre nomina para revisión de las incidencias.
4.- Ya validada las incidencias por la contraloría, RH envía la Pre nomina a la Dirección general.
5.- Dirección General revisa y autoriza la pre nomina para envío a Interco.MX para la captura en sistema.
6.- Envío de la pre nomina tres días antes de la cierre de la nómina a la contadora Ileana de Interco.MX para la captura de las incidencias en el sistema.
7.- Interco.MX captura descuentos gubernamentales, FONACOT- INFONAVIT y Pensiones alimenticias generadas en el periodo, en base a los avisos y cedulas emitidas por la dependencia gubernamental.
8.- Interco.MX realiza la captura en sistema y envía a RH la nómina fiscal y manifiesto para la validar la captura correcta.
9.- RH revisa y da el visto bueno para el pago y timbrado de la nómina.
10.- Interco,MX envía a Contraloría el archivo TXT y manifiesto para la dispersión de la nómina de acuerdo al calendario anexo.
11.- Jefe de contraloría dispersa la nómina los días 14, 29 o 30 de cada mes, según aplique, esto con la intención que el dia de pago de nómina se genere el depósito para todos los empleados.
12.- Realiza la impresión de los recibos timbrados para firma, así como el manifiesto
13.- Entrega a cada colaborador el recibo de nómina para firma.
14.- Resguarda recibos firmados en cada quincena.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- El auditor externo deberá revisar los reportes de nomina y la integración de la documentación soporte de la misma.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx