POLITICAS DE COORDINACIÓN Y SUPERVISION DE CAPACITACIONES.

Política:

1.- Objetivo: Habilitar a los colaboradores y desarrollar sus conocimientos, habilidades y aptitudes para impactar en su desempeño y productividad; desarrollar las capacidades del negocio y prever soluciones aplicables que permitan impulsar el crecimiento sustentable de la empresa.

Reglas Generales:

2.- Alcance: Todo el personal de Hotel Chan kah.
3.- Aplicación: Por evento.
4.- Responsables: Jefe RH.

Procedimiento:

1.- Presentar a los jefes de área la DNC a realizar.

Realizar la presentación de la agenda a líderes donde se indique la forma y tiempos en la que se realizará la Detección de Necesidades de Capacitación. Debe considerarse el último bimestre del año del ciclo en el que aplica.

El Jefe RH cubre los siguientes puntos durante la sesión con el líder:

• Los indicadores que son impactados por los programas de capacitación.
• Resultados del clima organizacional del área de capacitación y estrategias de mejora.
• Capacitación interna para el próximo periodo.

2.- Identificar fuentes de detección de necesidades de Capacitación (DNC)

Para realizar una detección de necesidades, debe considerarse uno o varios de los siguiente elementos;

• Estrategias de un Plan anual de negocios de la empresa
• Cursos normativos y de carácter legal.
• Status del plan anual anterior.
• Resultados del Clima organizacional.
• Compromisos de desarrollo para el personal.

3.- Llenado de formato DNC.

La detección de las necesidades se puede realizar en las modalidades siguientes.

1. DNC individual (Gerentes, Coordinadores, Mandos medios)
2. DNC Puesto-Persona (resto del personal)

El Jefe RH llena el formato DNC con el líder del área considerando:

• Los universos y programas que no se alcanzaron a cubrir en el plan anterior, para validar si la necesidad sigue vigente.
• Niveles de competencia del universo y levantamiento de los compromisos de desarrollo y actividades formativas.
• Necesidades de capacitación del siguiente año y los universos que se desean incluir.

Por cada necesidad, se debe definir:

• Objetivo que se quiere cubrir. (Para que se quiere hacer? ¿Cuál es el resultado esperado?
• Personas/puestos que deben incluirse como universo a capacitar
• El indicador a impactar.
• Mes factible para programar impartición.
• Prioridad de las necesidades detectadas en orden progresivo en función de las necesidades del negocio

A todos los programas institucionales, estratégicos y normativos se les asigna prioridad por ser de impartición obligatoria.

4.- Costeo y priorización del Plan anual de Capacitación.
Costea cada programa en los rubros de instrucción, materiales, alimentos, equipo y viáticos si se requiriera.

5.- Validación del Plan anual de capacitación.

El Plan anual de capacitación debe enviar a la gerencia dentro del primer mes del año para su validación de acuerdo a los siguiente:

• Alineación de los programas con las necesidades del negocio.
• Capitalización de las actividades formativas.
• Apego al presupuesto asignado.

6.- Comunicar Plan anual de Capacitación.

El Plan anual de capacitación se comunica todos los involucrados para su adecuado seguimiento por ejemplo: a través de juntas, correos, invitaciones, tableros, etc.

7.- Identificar recursos necesarios.

Verifica la existencia de los recursos necesarios para realizar los cursos de capacitación (Salas, equipo, instructores, materiales, manuales).

8.- Administración de capacidad de instrucción interna.

Asegura la administración de instructores internos (agentes de cambio).

9.- Impartición de cursos.

Ejecuta la capacitación cuando aplique:

Envío de invitaciones con una semana de anticipación, confirmación de asistencia y recursos.
Asignación de instructores.
Validar si van a requerir servicios de alimentos y evaluación de reacción para el curso.
Difusión de medios y materiales de capacitación existente.

Coordinar la apertura y cierre de cursos, explicando el objetivo del curso, indicando la agenda a seguir y presentación del instructor.

10.- Selección de proveedores externos.

Le elección del proveedor externo la realiza el área de Capacitación y Desarrollo en función de la disponibilidad, cumplimiento a requerimientos para impartir el entrenamiento por tipo y nivel de contenidos del proveedor, costos, apego a la necesidad de la empresa.

11.- Inducción al puesto.

Asegura la ejecución de acciones formativas para la inducción al puesto a nuevos ingresos o movimientos internos con el objetivo proporcionar conocimientos y habilidades básicas para su desempeño.

12.- Necesidades extraordinarias al plan anual de capacitación.

Cuando se detecte una necesidad que no se encuentre en el Plan anual de Capacitación en el transcurso del año que en caso de requerimientos extraordinarios, el responsable del área debe solicitarlo al Jefe RH vía correo.

13.- Seguimiento a ejecución del Plan de Capacitación.

Se realiza a través de las Listas de asistencia, las cuales serán la evidencia de capacitación de cursos realizados, demostrando así, la asistencia de la persona al desarrollo de acciones formativas programadas.

14.- Administración presupuestal.

Administrar el presupuesto con base al Plan anual de Capacitación que contempla:

El pago oportuno y correcto de las facturas que se generen, revisar los registros contables de los gastos en la cuenta de Capacitación y registro de los gastos mensuales, asimismo reportar avances o diferencias en la ejecución del presupuesto.

15.- Cumplimiento legal y normativo

Debe conservar, cuando aplique evidencia de cumplimiento de los requerimientos de: dependencias gubernamentales, Secretaria de Trabajo y Previsión social, Calidad o Control interno.

16.- Reportar indicadores

Mensualmente se deben de reportar los indicadores a la gerencia para el seguimiento y toma de decisiones.

17.- Evaluación Post Capacitación.

Muestra el nivel de satisfacción de los participantes, nivel participación y aprovechamiento de la capacitación.
Está a través de una encuesta llamada Evaluación de reacción, la cual en función de las respuestas, se definen acciones de mejora a implementar, así como retroalimentación al instructor.

18.- Satisfacción del cliente.

Mide la percepción de los clientes internos sobre el desempeño del área, la cual se realiza mediante la encuesta de Clima organizacional: Evalúa el grado de satisfacción del personal hacia los procesos enfocados al bienestar de la gente y el servicio del Are de Recursos Humanos.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx