POLÍTICA DE FONDOS DE EFECTIVO

Política:

1.- La administracion se cerciora que los fondos de efectivo se encuentran debidamente resguardados, completos y se utilizan para los fines del negocio, de igual manera se realiza el monitoreo oportuno para verificar la documentacion, soporte de las compras y pagos realizados.

Reglas Generales:

1.- Las áreas que cuentan con Fondo Fijo son: Restaurante, Recepción, Cafetería, Administraión.

2.- Todos los Fondos de Efectivo cuentan con la Carta de Resguardo que no tendrá vigencia de mas de un año. Dichas Cartas son controladas por Nómina y se colocan en el expediente del colaborador.

3.- Los arqueos de Restaurante, Recepción y Cafetería están a cargo del Auditor de Ingresos. El arqueo de Administración está a cargo de Contador General.

4.- Se realizan arqueos dos veces al mes y son debidamente documentados y archivados en la Carpeta de Arqueos.

Procedimiento:

1.- Al entregar un Fondo de Efectivo la administración se cerciora que se genera la Carta de Resguardo correspondiente y esta es entregada a Recursos Humanos para colocar en la carpeta del colaborador.

2.- Auditoría de Ingresos y Contador General realizan los arqueos de fondo fijo 2 veces al mes, utilizando el Formato de Arqueo de Fondo, el cual debe estar debidamente soportado con la documentación de las facturas y pagos pendientes de comprobar.

3.- Los arqueos realizados durante el mes deben estar debidamente archivados y autorizados por contador general. Contraloría firma de testigo los arqueos y realiza la revisión correspondiente.

4.- Cada arqueo se realiza en el área donde se encuentre el efectivo. Los auditores no contarán el efectivo, será el responsable de cada efectivo el que realice el conteo.

5.- Las diferencias detectadas son reportadas a la adminitración y dirección, generando en el caso de faltantes una responsabilidad para el colaborador y en el caso de sobrantes un ingreso miscelaneo para el hotel. Se deberá llenar el formato correspondiente para cada uno de los casos.

6.- Queda estrictamente prohibido hacer mal uso del efectivo entregado a los responsables, unicamente debiendo cumplir con los fines del negocio cada uno de los gastos realizados con los fondos de efectivo. Al colaborador que sea sorporendido sustrayendo el efectivo o haciendo mal uso del mismo será dado de baja de manera inmediata y en su caso se dará aviso a las autoridades pertinentes.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa se cerciora que se elaboran los arqueos de manera mensual cumpliendo la política.

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx