POLÍTICA DE COTIZACIONES Y RECEPCION DE SERVICIOS

Política:

1.- Todas las cotizaciones del hotel se encuentran debidamente documentadas y se autorizan antes de su compra por la administración.

2.- Todos los servicios recibidos de proveedores se encuentran autorizados antes de realizar el pago correspondiente y existe documentación soporte de la prestación de los mismos.

3.- Cada encargado de area deberá autorizar las cotizaciones y pago de servicios verificando su cumplimiento.

Reglas Generales:

1.- Antes de realizar el pago de un servicio se debe contar con la cotización correspondiente o en su caso el contrato autorizado por la dirección que ampara la contraprestación por pagar.

2.- Todas las cotizaciones son autorizadas por la dirección.

3.- Todos los contratos son autorizados por la dirección.

4.- Antes de realizar el servicio este debe ser autorizado por la dirección.

5.- Para ingresar al sistema una factura de servicios debe estar debidamente documentada la prestación del mismo. Los documentos son: Cotización o Contrato, "Formato de Solicitud de Orden de Trabajo" (anexo 16) y Factura.

6.- Cada encargado de área tiene autorización para solicitar Ordenes de Trabajo de acuerdo a las necesidades de su departamento.

7.- Todas las Ordenes de Trabajo deben corresponder a servicios requeridos en las instalaciones del hotel. En caso de ser distinto debe estar autorizado por la dirección.

8.- Para proceder con un pago de servicio debe contarse al menos con una cotización.

Procedimiento:

A. El procedimiento para procesar el Registro en sistema de un servicio es de acuerdo a los siguientes pasos:

1. Requisición del servicio colocando la cotización.

2. Autorización de la dirección para que se relice el servicio.

3. Generar la Orden de Trabajo que debe estar firmada por el prestador del servicio y el colaborador del hotel que lo revisa.

4. Solicitar la Factura al prestador del servicio. Hacer entrega por parte del departamento que recibe el servicio a Tesorería.

5. Tesorería registra en sistema una vez se obtenga toda la documentación del Servicio Prestado.

Procedimiento y Reportes de Auditoría:

1.- Auditoría Externa verifica mensualmente de manera aleatoria que los pagos de servicios realizados cuentan con todo el soporte de la prestación del mismo y están debidamente registrados en el sistema

Fuente: Politicas y Procedimientos Hotel Chan Kah 2.1.xlsx